Jakie są najlepsze praktyki organizowania Dokumentów Google dla przedsiębiorstwa? [Zamknięte]

Moja firma ma 20 osób. Wszyscy korzystamy z Dokumentów Google. Wciąż wysyłam Dokumenty do siebie, organizuję je (poprzez kolekcje), ale zdaję sobie sprawę, że wszyscy inni też je organizują. Jest to świetna funkcja, ale wydaje się, że istnieje lepszy sposób organizowania dokumentów, aby inni mogli je znaleźć, a nie wszyscy muszą je organizować.

Czy ktoś ma sugestie dotyczące zasobów, które mogą posłużyć do sprawdzonych metod organizacji Dokumentów Google dla całej organizacji?

Wiem, że mogę używać kolekcji i udostępniać je zamiast pojedynczych dokumentów.

W naszej firmie korzystamy z Google Apps, a zatem Dokumentów Google. Z administracyjnego punktu widzenia mogę kliknąć wentylator o nazwie [Ustawienia usługi], a następnie [Ustawienia dokumentów] i na tej stronie mogę wybrać [opcje udostępniania]. To wygląda tak:

Opcje udostępniania poza [Firma]

Wybierz najwyższy poziom udostępniania, który chcesz umożliwić użytkownikom:

• () Użytkownicy nie mogą udostępniać dokumentów poza [Firma]

  [_] Pozwól użytkownikom otrzymywać dokumenty z zewnątrz [Firma]

• (x) Użytkownicy mogą udostępniać dokumenty poza [Firmą]

  [_] Ostrzegaj użytkowników podczas udostępniania poza [Firma]

Widoczność dokumentu

Wybierz domyślną widoczność dla nowo tworzonych dokumentów:

• (x) [Firma]

  Osoby w [Firma] mogą znajdować i uzyskiwać dostęp.

• (_) Osoby w [Firma] z linkiem

  Osoby w [Firmie] mające link mogą uzyskać dostęp.

• (_) Prywatny

  Dostęp mogą mieć tylko osoby, którym wyraźnie udzielono pozwolenia.

Kolekcje w Dokumentach Google można również udostępniać. Jeśli więc chcesz mieć standardowy sposób organizowania dokumentów w kolekcje, możesz udostępnić całą kolekcję w swojej firmie.

Właśnie wziąłem jako główny administrator w firmie liczącej 30 osób. Jedną z najbardziej przydatnych technik organizacyjnych, które wdrożyłem, jest używanie grup google do udostępniania ... Nie musisz już udostępniać poszczególnych plików pracownikom ani usuwać ich, gdy nie będą już potrzebować dostępu. Po prostu usuwasz je lub dodajesz do grupy. Gotowy.