Jakie jest najlepsze rozwiązanie do archiwizacji dokumentów?

Szukam narzędzia, które pomoże mi (i moim współpracownikom) archiwizować dokumenty w sposób systematyczny (jak Zeitgeist, ale na stałe).

Narzędzie musi wyczyścić stary dokument z komputerów stacjonarnych i przechowywać je na serwerze (tak automatycznie, jak to możliwe i spójne), może tylko z kilku lokalizacji (katalog dokumentów)
Dokumenty będą przechowywane na tanich nośnikach przez wiele lat - może dysk twardy i system plików? Łatwy w utrzymaniu i zarządzaniu dla małej organizacji.
Dokumenty muszą być łatwe do znalezienia i przywrócenia

Jednym z systematycznych sposobów może być struktura katalogów według roku, miesiąca, użytkownika lub użytkownika, roku, miesiąca. Zaletą jest to, że dokumenty można powiązać z projektem, dokumenty można przeszukiwać, a dokumentem może być także poczta, dyskusje na czacie nie tylko tradycyjnych dokumentów OpenOffice.

Jakieś pomysły?

software-recommendation document-management

— Anders Wallenquist
źródło

Nie sądzę, że jest to związane z Ubuntu.

— Chris

Może tak być, jeśli pytający szuka rozwiązania do archiwizacji dokumentów opartego na systemie Linux - w szczególności Ubuntu. Nie wspomina o żadnym wymogu korzystania z systemu Windows.

— Torben Gundtofte-Bruun

To ważne pytanie. Na stronie linuxappfinder.com/office/documentmanagement znajduje się lista narzędzi do zarządzania dokumentami dla systemu Linux. Jednym z wymagań, który powinien się wyróżniać, jest umiejętność rozumienia formatów takich jak PDF i ODT oraz automatycznego indeksowania ich, znajdowania duplikatów itp.

— user4124

Mamy środowisko Ubuntu z klientami i serwerami Ubuntu, więc myślę, że jest to związane z Ubuntu. Znam kilka tradycyjnych systemów zarządzania dokumentami. Testowałem Knowledgeware, Alfresco, Drupal i OpenERP. Ale żaden z nich nie działa na pulpicie (i automatycznie archiwizuje dokumenty takie jak Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync i DropBox do tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji katalogów). Tradycyjnym DMS może być platforma pamięci w połączeniu z klientem, który wykonuje „porządki” i przenosi dokumenty, które są wystarczająco stare, aby archiwizować w pamięci.

— Anders Wallenquist

Minusem DMS jako magazynu jest to, że szybko starzeje się w perspektywie archiwizacji. DMSes oferuje nowe wydania kilka razy w ciągu dekady i wymaga dużo miłości i pracy migracyjnej w porównaniu z prostym systemem plików. Może serwer plików + serwer indeksujący (np. Solr) i Zeitgeist na kliencie mogłyby wykonać tę pracę?

— Anders Wallenquist

Odpowiedzi:

możesz poświęcić stary komputer (z dużymi nowymi dyskami twardymi) jako serwer kopii zapasowych i zainstalować BackupPC

Żadne oprogramowanie po stronie klienta nie jest potrzebne - wystarczy eksportować za pomocą katalogów kopii zapasowych NFS na klientach (na przykład / home / lub / home / nazwa użytkownika / pulpit itp.) Lub udostępniać foldery na stacjach Windows
Potężny internetowy interfejs użytkownika umożliwia administrowanie, przeglądanie plików dziennika, konfigurację
można zdefiniować rozszerzenia plików w celu dołączania / wykluczania plików
używa rsync do szybkiego tworzenia kopii zapasowych

osobno możesz zaimplementować wyszukiwanie w sieci na serwerze Linux za pomocą Xapian lub Omega

— strumień
źródło

Czy mogę skonfigurować BackupPC do przenoszenia plików do archiwum? Zwykle kopia zapasowa jest odzwierciedleniem stanu wiązki plików. Chcę, aby proces archiwizowania plików z określonego wieku do magazynu plików.

— Anders Wallenquist,

Xapian / omega brzmi interesująco. Myślę, że Drupal ma interfejs wyszukiwania Xapian i wyszukiwania aspektowego. Przejrzałem coś na temat Zeitgeist i wtyczki Xapian - czy jest to rozwiązanie do przeszukiwania centralnego archiwum w taki sam sposób, jak wyszukiwanie lokalne? Czy możliwe jest zachowanie uprawnień do odczytu i grup podczas indeksowania za pomocą Xapian? Czy rozszerzenie teamgeist dla Zeitgeist jest pewnego rodzaju serwerem indeksującym dla przedsiębiorstwa?

— Anders Wallenquist

Poszukałem kombinacji BackupPC i Xapian i nic nie znalazłem. Wygląda na to, że BackupPC przechowuje skompresowane documemt, czy Xapian może zindeksować te skompresowane pliki?

— Anders Wallenquist,

Możesz korzystać z usług przetwarzania w chmurze, takich jak Dropbox lub UbuntuOne

Radzę korzystać z Dropbox, możesz wybrać pomiędzy darmowym (2 GB + 8 zaproszeń innych osób) lub płatnym abonamentem (50 lub 100 GB).

Możesz udostępniać foldery innemu użytkownikowi Dropbox lub w trybie tylko do odczytu każdemu.

I przywróć usunięte pliki

— Matteo Pagliazzi
źródło

Mam obawy dotyczące bezpieczeństwa, kosztów i pojemności przy korzystaniu z tego rodzaju usług. Na przykład oznacza to, że katalogi domowe wszystkich pracowników na wszystkich urządzeniach muszą mieć kilka TB. Ze względów bezpieczeństwa usługa w chmurze musi oferować szyfrowaną pamięć masową. Nie sądzę, aby Dropbox lub UbuntuOne mogły konkurować z tanimi dużymi dyskami pod względem opłacalności. Jeśli dysk lokalny nie stanowił problemu, rsync / backup-pc, wykona zadanie cofnięcie w czasie lub deja-dup na serwerze.

— Anders Wallenquist,

Choć nie jest oparte na Ubuntu, muzeum, w którym pracuję, oceniło Archivistę . Jest to pakiet oprogramowania do przechowywania, katalogowania i indeksowania (oraz, jeśli to konieczne, skanowania i OCR) dokumentów, który jest dostępny jako (nieco niestandardowy) live CD o nazwie „ Archivista BOX ” (jest to oprogramowanie typu open source), ale firma sprzedaje głównie urządzenia z oprogramowaniem. Katalog zawiera interfejs WWW.

Twierdzą, że stosowane formaty są całkowicie otwarte, udokumentowane i dążą do długowieczności. Muszę jednak dodać, że osobiście nie oceniłem tego zbyt szczegółowo.

— jstarek
źródło

Mój niemiecki jest trochę zardzewiały. Istnieje rozdział dotyczący archiwizacji archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Jaki jest ogólny pogląd na temat archiwów? Czy używają osobnego serwera indeksującego? Jeśli tak, to czy są jakieś połączenia z wyszukiwarkami na platformie Gnome? Wygląda na to, że konwertują dokumenty na pdf, a następnie przechowują je w serwerze plików (czy to poprawny odczyt?)

— Anders Wallenquist

Wystarczy użyć archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - wszystkie strony wydają się być dostępne również w języku angielskim :-) Link do wyboru języka znajduje się w niebieskim polu menu po lewej stronie u dołu.

— jstarek