Jak skutecznie organizować dokumenty podczas podróży?

Za każdym razem, gdy podróżuję, jest kawałek drukowanych dokumentów i innych dokumentów, które muszę zabrać ze sobą.

Niektóre z nich to dokumenty, do których często mam dostęp: bilet, paszport, wiza itp. Przechowuję je w łatwo dostępnej torbie lub kieszeni. Są też inne dokumenty, takie jak pokwitowania płatności, które nie są tak często potrzebne. Ale wciąż jest wiele dokumentów, które mnie dezorientują.

Zastanawiam się, jak niektórzy z bardziej doświadczonych podróżników efektywnie organizują dokumenty podczas podróży? Czy używasz określonego narzędzia (torby, teczki, teczki)?

Dokumenty muszą być dobrze zorganizowane i lekkie.

Moja żona i ja mamy portfel podróżny / organizer, który zabieramy na wszystkie wycieczki. To dość dziwna rzecz, ale bardzo przydatna. Jest wykonany z materiału nylonowego i jest wystarczająco duży, aby arkusz A4 złożony w jedną trzecią zmieścił się w środku, ma zamek błyskawiczny z trzech stron i zawiera kilka kieszeni. Jest wykonany przez Eagle Creek i jest podobny do tego . Przeżyliśmy dziesięć lat, odbyliśmy niezliczoną liczbę podróży i nadal jesteśmy w świetnym stanie.

W nim pakujemy:

• Paszporty
• Wydruki biletów lotniczych / kart pokładowych / rezerwacji hotelowych i wskazówek, ułożone w kolejności, w jakiej zostaną wykorzystane w podróży
• Świadectwa szczepień
• Dokumenty ubezpieczenia podróży
• Karty częstych ulotek
• Karty certyfikacyjne do nurkowania (jeśli jesteśmy na wycieczce nurkowej)
• Około jedna trzecia każdej waluty, którą zabieramy w podróż (pozostałe dwie trzecie podzielone między mój portfel i torebkę mojej żony.

Portfel podróżny zwykle podczas podróży leży w moim bagażu podręcznym.

Na niektóre wycieczki spakuję osobny zestaw wydruków (zapieczętowany w dużej kopercie) w bagażu rejestrowanym.

Jako dodatkowa kopia zapasowa wszelkie odpowiednie dokumenty elektroniczne znajdują się w folderze OneDrive / Dropbox i zsynchronizuję dokumenty z telefonem przed wyjazdem (na wypadek, gdyby były potrzebne w miejscu, w którym nie mam odbioru telefonu).

W miarę upływu podróży usuwam wydruki z portfela, gdy stają się zbędne i przechowuję je w innym miejscu w moim bagażu, gotowe do zniszczenia, gdy wrócimy do domu .

Może się to wydawać dużo kłopotów i organizacji przed podróżą, ale oznacza to, że kiedy nas nie ma, możemy zacząć relaksować się i cieszyć!

Poniżej kilka zdjęć portfela podróżnego. Ma również miejsce na długopis - bardzo przydatny podczas wypełniania kart lądowania i etykiet bagażowych! :-)

Po otrzymaniu wizy, biletu, ubezpieczenia, rezerwacji hotelowych itp. Skanuję wszystko jako pojedyncze pliki PDF.

Dwa rodzaje dokumentów, jeden niezbędny w podróży, a drugi tylko po pomoc. Następnie tworzę dwa foldery na moim Dropbox, ważne i informacyjne. Wiza, bilet lotniczy, rezerwacja hotelu, ubezpieczenie, bilety, strona z informacjami o paszporcie itp. Pliki pdf przejdź do Ważne. Przewodniki turystyczne, wycieczki, mapa, informacje o pogodzie itp. Przejdź do Informacje. Następnie łączę wszystkie pliki pdf w każdym folderze jako nowy plik pdf, drukuję dwie kopie każdego z nich na podwójnej stronie A5. Zszyj każdą kopię w lewym górnym rogu.

Rozmiar A5 sprawia, że ​​są wystarczająco małe, aby je przechowywać, a jednocześnie są łatwe do odczytania. Druk dwustronny również zmniejsza głośność o połowę.

Jeden zestaw Ważny jest w bagażu, drugi zostaje ze mną w mojej torbie na dokumenty i aparat wraz z oryginalnym paszportem.

Obie kopie broszury informacyjnego pdf pozostają w bagażu. Używam jednego na wakacjach, drugi na wszelki wypadek.

Oryginały to tylko mój paszport, dowód osobisty, karty płatnicze itp.

Edycja: Niosę też ziplock lub dwa, prawie wielkości A5, i wpycham wszystkie rachunki, rachunki, tokeny itp., Które dostaję na wakacjach i sortuję, kiedy wrócę do domu.

Edycja2: Korzystam z aplikacji FolderSync na Androida, aby utrzymać dwukierunkową synchronizację tego folderu z moim telefonem i prawie przez cały czas hotele linii lotniczych itp. Są w porządku z miękką kopią dokumentu, ponieważ potrzebują tylko numeru, aby zlokalizować moje dane w swoich systemach .

Trzymam się przy sobie: paszport, karta ubezpieczenia, portfel (identyfikator, pieniądze ...)

Trzymam na iPhone: bilety elektroniczne. Rezerwacje hoteli / zakwaterowania i e-maile potwierdzające.

Trzymam w rzemiośle kopertę w bagażu podręcznym, duplikat wydruku każdego potwierdzenia otrzymanego pocztą elektroniczną.

Wiadomości e-mail są również przechowywane w chmurze (hotmail / gmail ...), aby w razie potrzeby można je było łatwo uzyskać w kafejce internetowej.

Skany paszportowe i karty kredytowe (zdjęcia) są wysyłane pocztą elektroniczną do mnie i GF (i odwrotnie), aby w razie potrzeby były przechowywane w chmurze.

Jak napisał Richard, wyrzucam wszystkie niepotrzebne dokumenty z mojego bagażu do sortowania i recyklingu podczas podróży powrotnej do domu.

Podzielę się moim ostatnim doświadczeniem.

Mieliśmy jechać na wakacje na X-Mas, a ja zeskanowałem i zapisałem wszystkie ważne dokumenty w moim laptopie, który był ze mną cały czas.

Został podłączony do Dropbox, podobnie jak mój telefon i pomyślałem sobie, no cóż, będę mieć wszystkie kopie w swoim smartfonie, aby uzyskać szybki dostęp tam, gdzie nie mogę wyjąć laptopa.

Mieliśmy już dotrzeć do First Country i musieliśmy wypełnić karty imigracyjne podane przez linię lotniczą, wyjęliśmy telefon, aby zobaczyć dane naszego paszportu i dowiedziałem się, że zapomniałem zsynchronizować telefon z Dropbox (program antywirusowy zablokował jego uruchomienie w tło). Nie mogłem zrobić nic innego, jak śmiać się z mojej głupoty.

Morał: Nie zakładaj, że dokumenty tam będą. Sprawdź je dwukrotnie.

Ale jedną rzeczą, którą zrobiłem dobrze było to, że wydrukowałem je wszystkie i włożyłem do pliku w torbie na laptopa i ponumerowałem je w kolejności, w jakiej spodziewałem się ich użyć.

1. Bilety
2. Kopie paszportów, wiz i ubezpieczeń
3. Rezerwacja transferu na lotnisko
4. Rezerwowanie hotelu
5. Rezerwacja wycieczek
6. Przekaż rezerwację

Następnie kolejne liczby dla drugiego kraju. Uznałem, że to proste sekwencjonowanie 1,2,3 jest bardzo pomocne we wszystkich krajach, które odwiedziliśmy. Było co najmniej 15 rezerwacji i ta sekwencja sprawiła, że ​​było to bardzo łatwe.

Ten plik znajdował się w dziale z dokumentami mojej torby na laptopa, który był plecakiem, za każdym razem, gdy dotarliśmy do następnego przystanku, w którym potrzebowaliśmy dokumentów. Moja żona po prostu wyciągała kolejny numerowany dokument z mojej torby, która była na moich plecach i proszę bardzo , bez zamieszania. Nie musiałem nawet zdejmować torby w linii (nie, nie jestem leniwy, po prostu miałem w ramionach nasze dziecko, które nie lubi wózka: P).

Za każdym razem, gdy użyty został jeden wydruk, umieszczałem na nim krzyżyk i przenosiłem go na tył pliku.

Nie do końca jestem pewien, czy ludzie polubią to jako odpowiedź na to pytanie: D

Do dokumentów papierowych używam kilku plastikowych folderów. Grupuję dokumenty w folderach w zależności od tego, kiedy muszę ich użyć. Możliwe jest użycie różnych kolorów na folderach w celu ich rozróżnienia. W każdym razie są półprzezroczyste, więc zobaczysz w tekście jednego dokumentu, który folder masz.

Dla mnie jedynym sposobem na uporządkowanie tego rodzaju rzeczy jest każdy wydruk w kolejności, w jakiej zamierzasz ich używać, a następnie wyrzucać rzeczy podczas ich używania.

Na przykład, jeśli zamierzasz jechać na lotnisko, wsiądź do samolotu, a następnie wyląduj wynajętym samochodem, gdy wylądujesz, a następnie pojedź do hotelu, aby się zameldować, zamówiłbym wydruki w następujący sposób:

1. szczegóły dotyczące parkowania na lotnisku
2. szczegóły odprawy na lotnisku
3. szczegóły wynajmu samochodu
4. dane hotelu
5. szczegóły odprawy lotu powrotnego

Pamiętaj, aby wyrzucić rzeczy - np. Po odprawie samolotu wyrzucę arkusze 1 i 2, co oznacza, że ​​arkusz 3 (szczegóły wynajmu samochodu) jest na górze, kiedy idę odebrać wypożyczony samochód. To sprawia, że ​​jest to bardzo szybkie i łatwe - wystarczy wyciągnąć pierwszy / górny arkusz i gotowe.

Protip: jeśli jeden wydruk jest na wielu arkuszach, należy je zszyć, aby ułatwić obsługę.

Na krótkie / proste podróże po prostu wkładam te wydruki do prostej koperty A4 i zostawiam je w torbie podręcznej.

Protip: napisz ważne rzeczy na zewnętrznej stronie koperty dużymi literami - numery i godziny lotów, terminale, adres hotelu itp. Oznacza to, że możesz szybko uzyskać te informacje, jeśli jesteś w pośpiechu.

W przypadku dłuższych / skomplikowanych podróży z dużą ilością rezerwacji umieszczam wydruki w „książce ekspozycyjnej”, która jest wiązką plastikowych kopert A4 oprawionych w książkę, dzięki czemu mogę po prostu je wszystkie przejrzeć. Książki z wyświetlaczami są tanie i lekkie - korzystałem z nich podczas długich podróży z 30 lub 40 rezerwacjami na różne rzeczy i działają naprawdę dobrze, aby utrzymać wszystko w porządku.

Oczywiście te wydruki papierowe są kopiami zapasowymi. Będę miał większość z nich dostępnych / przypiętych do trybu offline na moim telefonie.

Mam mały (A5) notatnik Moleskine, którego używam w podróży. W wewnętrznej okładce piszę rzeczy, które rzadko się zmieniają i będą takie same podczas wielu podróży, takie jak mój numer paszportu (na wypadek zagubienia), numery kart, numery telefonów do mojego banku (na wypadek, gdy muszę anulować moje karty) itd. Następnie na poszczególnych stronach piszę szczegóły każdego aspektu podróży w kolejności chronologicznej. Strony te można łatwo usunąć po podróży / przed następną.

W przypadku lotów będę mieć lotnisko, linię lotniczą, numer lotu, terminal (jeśli dotyczy) i godzinę odlotu. W przypadku hoteli (lub, bardziej prawdopodobne, teraz airbnbs), imię i nazwisko, adres, numer telefonu, numer potwierdzenia rezerwacji, daty mojego pobytu.

Jest wystarczająco mały, aby zmieścić się w kieszeni, jest tylko nieco większy (choć o wiele grubszy) niż mój paszport i ma elastyczny pasek do utrzymywania zamkniętej pokrywy, dzięki czemu mogę wsunąć paszport do środka, aby je trzymać razem.

Na moim telefonie mam na ogół aplikację airbnb, aplikację dla United i wysyłam e-maile z potwierdzeniem oznaczenia gwiazdką / flagą, aby w razie potrzeby szybko je znaleźć. Mam też tendencję do noszenia drugiej baterii podczas podróży, więc nie muszę się tak bardzo przejmować śmiercią baterii.

Pod względem drukowania, jak najmniej. Zasadniczo tylko rzeczy, które (być może) muszę przejść przez kontrolę graniczną w kraju, do którego podróżuję (np. Wydruk mojej rezerwacji (rezerwacji), aby udowodnić, że mam bilet powrotny) i wszystko, co wyraźnie stwierdza, że ​​„ t akceptuję elektroniczne kopie / e-bilety (podróżowałem przez Greyhound między Seattle a Spokane w ramach podróży do USA w zeszłym roku, zaakceptowałem tylko wydrukowaną wersję biletu).

Paragony, które gromadzę podczas podróży, po prostu trafiają do mojego portfela, aby je uporządkować, kiedy wrócę do domu.