Jak udokumentować koszty podróży?

Przekonałem się, że wielu podróżników zapisuje swoje wydatki podczas podróży. Zawsze jednak uważałem to za trudne, ponieważ jest tak wiele sytuacji, w których nie mam wystarczająco dużo czasu, aby zanotować, na przykład płacenie za taksówkę, a następnie pędzenie do przodu. Więc szybko się zgubiłem.

Jak radzisz sobie z dokumentowaniem wydatków? Czy zawsze robisz to po płatności, czy raczej wieczorem? Czy zapisujesz każdy pojedynczy wydatek, czy tylko najważniejsze?

Moją główną troską są wydatki, na które nie otrzymujesz pokwitowania, takie jak na przykład płacenie na rynku lub wspólne korzystanie z samochodu.

W zakresie wydatków gotówkowych:

Noś ze sobą kieszonkowy notatnik i ołówek do golfa (lub podobny sprzęt według własnych upodobań). Wpisz datę na stronie, a następnie za każdym razem, gdy dokonasz zakupu gotówkowego, zanotuj kwotę i krótką notatkę o tym, gdzie lub po co był zakup, abyś pamiętał, kiedy robisz księgę później. Im szybciej spisasz wydatki, tym łatwiej będzie zapamiętać dokładną kwotę i przeznaczenie. Możesz zliczyć gotówkę w portfelu przed i po wycieczce, jeśli spodziewacie się braku czasu na szybką notatkę w notatniku, lub zrób notatkę jak najszybciej po fakcie (np. Poczekaj, aż usiądziesz w autobusie, aby zapisać, ile wydałeś na przejazd autobusem podczas wjazdu).

To, co należy śledzić, zależy przede wszystkim od celu śledzenia wydatków. Jeśli próbujesz tylko upewnić się, że nie przekraczasz budżetu, możesz śledzić inaczej niż próbując oszacować, ile chcesz przeznaczyć na przyszłą podróż o podobnym czasie trwania. Jeśli śledzisz „dziury” w wydatkach (np. Ktoś inny potraktował cię na kolację), prawdopodobnie zechcesz zanotować notatkę, gdzie ten wydatek powinien pójść, abyś mógł pamiętać o dostosowaniu tego w swoich szacunkach na przyszłe wydatki.

Trzy rzeczy pomagają mi utrzymać porządek:

• Miej zwyczaj pisania na paragonach, które nie są oczywiste (np. Wiele taksówek ma miasto, nawet datę - pisanie DO LOTNISKA pozwoli ci wypełnić resztę później)
• Miej standardowe miejsce, w którym umieszczasz paragony, których nie przetworzyłeś (dla mnie jest to w notatniku, aby uchronić je przed zgnieceniem - jeśli nie dostałem paragonu, często zapisuję wówczas kwotę w notatniku)
• Mają sposób na „przetwarzanie” potwierdzeń poprzez zapisanie ich w podsumowaniu lub wpisanie ich w arkuszu kalkulacyjnym oraz miejsce, w którym można je umieścić po wykonaniu.

Jeśli twoje podsumowanie ma dość standardowy format, może pomóc ci zorientować się, gdzie brakuje wydatków - na pierwszy rzut oka widać, że być może we wtorek nie ma wstępu na lunch. W moim przypadku, jeśli ktoś kupi mi posiłek lub dzielę taksówkę, a ten drugi nalega na zapłacenie za całość, piszę „Joe zapłacony” lub cokolwiek w tym miejscu w podsumowaniu, więc wiem, że to nie brakujący paragon. Jeśli to brakujący paragon, mogę go poszukać przed wymeldowaniem się z hotelu lub spróbować zapamiętać numer przynajmniej w przybliżeniu.

Na koniec zdobądź jedną kartę kredytową do użytku w podróży służbowej i włóż na nią jak najwięcej. Wiele można zrekonstruować na podstawie wyciągu z karty kredytowej, ale z „Przyjechałem do miasta z 73 $ i wyszedłem z 14 $”, nie tyle. Ponadto otrzymujesz co najmniej rachunek z karty kredytowej, nawet jeśli nie otrzymasz listy z podatkami.

Korzystam z Homebank do wszystkich moich osobistych finansów. Niektórzy przysięgają również przez GnuCash , ale uważam to za niepotrzebne skomplikowane. Homebank jest prostszy i ma wszystkie funkcje, na których mi zależy.

Zwykle zbieram wszystkie rachunki w ciągu dnia i spędzam dobre dziesięć minut, dodając je do bazy danych. Jeśli płacisz kartą i korzystasz z bankowości elektronicznej, możesz oszczędzać na pokwitowaniach i uzyskiwać dokładne informacje o wydatkach ze strony internetowej swojego banku (przydaje się to przy płatnościach w innych walutach, kursy wymiany w banku różnią się od oficjalnych, a niektóre dodatkowe podatki mogą zastosować).

Wymaga to trochę dyscypliny - jeśli pominiesz złożenie wniosku tylko na kilka dni, stos pokwitowań stanie się przeszkodą nie do pokonania, przez którą nie możesz łatwo się przedostać. Poza tym, jeśli nie robisz tego codziennie, często zapominasz o tym, na co wydałeś gotówkę, jeśli nie otrzymałeś pokwitowania - nie możesz tak łatwo go wyśledzić.

Jeśli chodzi o wydatki, dodaję każdy z nich, tak aby rzeczywiste kwoty i te na książce pasowały. Jeśli nie pamiętasz konkretnej transakcji, zawsze możesz ją umieścić w kategorii „Inne” i nadal wszystko równoważyć. W każdym razie są to małe, jednorazowe zakupy.

mały notatnik i długopis lub ołówek działają cuda. Nie potrzeba ładowarek :)

Stworzyłem aplikację na Androida, która jest do tego zaprojektowana: łatwo śledzić wydatki podczas podróży. Obsługuje wiele walut, kategoryzuje wydatki i śledzi je na mapie. Jego głównym celem jest śledzenie wspólnych wydatków grupy osób, ale możesz też użyć go jako pojedynczej osoby.

Zobacz : TravelMoney

Pozdrawiam Francis

Zeszłego lata razem z przyjacielem spędziliśmy wakacje i korzystaliśmy ze wspólnego arkusza kalkulacyjnego Google, aby zrównoważyć pod koniec. Upewnij się, że zachowałeś wszystkie rachunki i chcesz odpisać drobne rzeczy, a następnie po prostu utwórz księgę w arkuszu kalkulacyjnym i porównaj wartości. Daje to również tę zaletę, że można zobaczyć, gdzie kumulowały się pieniądze (tak jak w przypadku, gdy zapłaciłeś za zakwaterowanie, a ktoś inny płaci za podróż, możesz zobaczyć sumy, gdzie najwięcej pieniędzy poszło).

Najtrudniejsze jest dla mnie śledzenie, na co wykorzystałem gotówkę i do czego użyłem karty. Jedną rzeczą w gotówce jest wypłacanie dużych, okrągłych kwot - wtedy możesz zobaczyć, co pozostało i uzyskać dobre oszacowanie tego, co zostało wydane.

Lubię śledzić wydatki podczas podróży, ponieważ mam napięty budżet, ale nie lubię śledzić, gdzie są wszystkie moje rachunki! Większość innych odpowiedzi wydaje się sugerować, że: zachowaj wpływy, a następnie użyj czegoś innego do śledzenia.

Zazwyczaj robię to, że mam w zwyczaju robić zdjęcie pokwitowania w aplikacji Evernote na moim telefonie. (Ustawiam Evernote na synchronizację tylko przez sieci Wi-Fi, aby nie musiałem przesyłać w wolnych sieciach komórkowych. I tak zachowuje kopię lokalną.) Wtedy nie ma znaczenia, czy zgubię rachunki, czy nie. W tej samej notatce możesz także szybko wpisać lub zarejestrować rachunek wydatków, za który nie otrzymasz rachunku. Jest to szybka i prosta operacja, a następnie, gdy wrócisz i będziesz musiał złożyć wydatki, możesz usiąść i dodać je za jednym razem.

Ta metoda działa dla mnie wystarczająco dobrze. Myślę jednak, że w którymś momencie, jakąkolwiek metodą użyjesz, po prostu musisz uczynić z tego nawyk! Możesz chodzić w kółko, mówiąc: „Ale wydaje mi się w gotówce! Wiele razy dziennie! A potem zapominam o nich wszystkich!” ale nie ma na to prawdziwej odpowiedzi. :)

Stworzyłem aplikację do śledzenia moich wydatków ... Znajdziesz ją tutaj: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Śledź swoje wydatki w podróży lub w weekendy z przyjaciółmi. Zapisz, w jaki sposób wydałeś swoje pieniądze, gdzie je wydałeś, ile, z kim i ile wkład wszystkich członków twojej partii. W każdej chwili będziesz wiedział, ile otrzymasz zwrotu i ile posiadasz.

• Utwórz profil użytkowników dla znajomych i dodaj ich w podróży.
• Dodaj swoje wydatki.
• Dodaj wkład każdego ze swoich znajomych.
• Wiedz w każdej chwili, ile wydałeś ty i twoi przyjaciele.
• Wygeneruj mapę, aby śledzić wydatki w trakcie podróży.
• Wyślij wiadomość podsumowującą do wszystkich swoich towarzyszy podróży.
• Zaimportuj towarzyszy podróży z książki adresowej.
• Wstępnie wygenerowana podróż w celu przetestowania aplikacji.