Jak mogę tworzyć etykiety adresowe za pomocą MS Word 2002? Chciałbym zaimportować książkę adresową z programu Outlook i wydrukować kilka etykiet adresowych, aby umieścić je na kopertach (jedna etykieta na adres). Wiem, jak wykonać układ naklejek, ale minęło kilka lat, odkąd to zrobiłem. Niestety nie pamiętam, jak to zrobiłem ostatnim razem!
Odpowiedzi:
Zrobisz korespondencję seryjną do MS Word z Outlooka.
Pełne instrukcje można znaleźć tutaj
Program Outlook przedstawia szereg problemów z drukowaniem, które mogą być trudne do rozwiązania dla użytkowników. Na przykład wydruki formularzy niestandardowych nie przypominają tego, co widać na ekranie: pola pojawiają się w ustalonej kolejności, której nie można zmienić, a wszelkie pola niestandardowe są wyświetlane na końcu w kolejności alfabetycznej. Najlepszym niestandardowym rozwiązaniem do drukowania formularzy, jakie znalazłem, jest zaprogramowanie formularza programu Outlook do wypychania jego danych w pola w szablonie Microsoft Word.
Dylematy drukowania w programie Outlook nie ograniczają się do formularzy niestandardowych. Gdy osoby, które zgromadziły wiele wierszy notatek w poszczególnych elementach Kontaktu, próbują wydrukować wiele kontaktów w widoku Kart adresowych, zauważają, że program Outlook obcina te notatki. Problem polega na tym, że drukowanie z dowolnego widoku folderów jest ściśle kwestią tego, co widzisz, co otrzymujesz. Widoki folderów nigdy nie pokazują pełnego tekstu pola Notatki lub Wiadomości, tylko maksymalnie około 250 znaków, więc nie można użyć widoku folderu do wydrukowania tych notatek w całości.
Rozwiązaniem wbudowanym w Outlook jest użycie stylu drukowania Memo do drukowania poszczególnych kontaktów. Ta technika nie tworzy schludnego wpisu, który wygląda jak widok Kart adresowych, ale okno dialogowe Drukuj wyświetla opcję „Rozpocznij każdy element na nowej stronie”, którą możesz pozostawić niezaznaczoną, aby zaoszczędzić trochę papieru. Reguły programu Outlook określają, które pola są drukowane - zwykle wszystkie te, w których wprowadzono dane.
Gdy potrzebujesz kompaktowego wydruku zawierającego zaledwie kilka kluczowych pól oraz notatki z folderu Kontakty, rozwiązaniem - podobnie jak w przypadku formularzy niestandardowych - jest użycie programu Word. Jednak w przeciwieństwie do niestandardowych rozwiązań formularzy nie trzeba pisać kodu programowania. Zamiast tego możesz użyć integracji programu Outlook z funkcją korespondencji seryjnej programu Word. Aby program działał, potrzebujesz programu Outlook 2002 lub Outlook 2000.
Sztuczka polega na tym, aby rozpocząć scalanie z poziomu programu Outlook, a nie programu Word. Upewnij się, że widok folderu Kontakty wyświetla pola, które chcesz wydrukować w kolejności, w jakiej chcesz je wydrukować. Następnie wybierz Narzędzia, korespondencja seryjna. W sekcji „Pola do scalenia” wybierz „Pola kontaktowe w bieżącym widoku”. W sekcji „Typ dokumentu” wybierz Katalog. Kliknij przycisk OK, aby uruchomić program Word i uruchomić proces scalania.
Po uruchomieniu programu Word użyj przycisku Wstaw pola korespondencji seryjnej na pasku narzędzi, aby dodać symbol zastępczy dla każdego pola Kontakt do dokumentu scalania. (W programie Outlook 2002 ten przycisk znajduje się po lewej stronie przycisku Wstaw pole słowa.) Możesz scalić dokument scalania w dowolny sposób i w razie potrzeby wstawić dodatkowy tekst. Na przykład możesz podświetlić pole FullName pogrubionym tekstem lub cieniowaniem lub poprzedzić inne pola scalania etykietami, takimi jak „E-mail:” i „Notatki:”, aby powielić wygląd widoku Kart adresowych.
Pamiętaj o dołączeniu jednego lub dwóch pustych wierszy po wszystkich polach scalania, aby zapewnić separację między wpisami. Jeśli chcesz, aby wydruk powielał wygląd wielu kolumn w widoku Karty adresowe, wybierz Format, Kolumny, aby wybrać liczbę kolumn. Jeśli chcesz wyświetlić więcej niż dwie kolumny, możesz użyć opcji Plik, Ustawienia strony, aby przełączyć stronę z orientacji pionowej na orientację poziomą.
Po zakończeniu edycji dokumentu scalania kliknij przycisk Scal z nowym dokumentem i wybierz połączenie od 1 do 10 jako test. Sprawdź wynikowy dokument, a następnie wróć do dokumentu scalania, wprowadź niezbędne zmiany i ponownie przetestuj. Kiedy będziesz zadowolony, kliknij przycisk Scal z nowym dokumentem jeszcze raz i wybierz Wszystkie. W zależności od liczby kontaktów i złożoności układu program Word może zająć kilka sekund lub kilka minut, aby wykonać scalenie. Po zakończeniu scalania w programie Word można wykonać dodatkowe formatowanie i czyszczenie przed wydrukowaniem niestandardowej listy kontaktów.
Jedyną rzeczą, którą tracisz przy użyciu tej metody, jest dowolne formatowanie w sekcji notatek (drukowanie w stylu Memo programu Outlook zachowuje to formatowanie). Myślę, że ta strata to niewielka cena za znacznie większą kontrolę nad układem.