Jak zapobiec drukowaniu komórek w programie Excel

Jak mogę zapobiec drukowaniu zawartości określonych komórek (lub całego wiersza lub kolumny) w programie Excel, jednocześnie pozostawiając je widoczne na ekranie podczas edycji pliku? Idealnie powinienem móc to zrobić z komórkami wewnątrz arkusza kalkulacyjnego (tj. Nie tylko skrajnie prawa kolumna (kolumny) lub dolny wiersz (-y)). Ukrywanie wierszy lub kolumn jest niedopuszczalne, ponieważ muszę zachować rozmiar komórki, aby zachować ogólny wygląd arkusza.

Szukałem sposobu zdefiniowania formatu warunkowego, który jest uzależniony od tego, czy program Excel aktualnie drukuje, ale wydaje się, że czegoś takiego nie ma. Przed drukowaniem ręcznie ustawiłem kolor tekstu na biały (i później ręcznie go cofam), ale wydaje się, że powinien istnieć automatyczny sposób na zrobienie tego.

Aby to osiągnąć, możesz zastosować normalne (nie warunkowe) formatowanie. Wybierz komórkę, wiersz i / lub kolumnę i przejdź do „Formatuj komórki”, który jest dostępny przez wstążkę („Strona główna” → „Komórki” → „Formatowanie”) lub skrót klawiaturowy Ctrl+ 1.

Na karcie „Numer” wybierz Kategoria = „Niestandardowy”, a dla „Typ” wpisz:

„”; „”; „”; „”

lub po prostu

;;;

To mówi Excelowi, aby wyświetlił pusty ciąg, jeśli komórka zawiera liczbę dodatnią, liczbę ujemną, zero lub (nienumeryczny) tekst. Tak więc każda wartość, która nie jest błędem, zostanie ukryta na ekranie i po wydrukowaniu.

Jeśli korzystasz z pakietu Office 2010, w obszarze „Plik -> Drukuj -> Ustawienia strony -> Arkusz (karta)” ustawienie „Obszar wydruku” powinno być tym, czego szukasz. W moim przykładzie zostaną wydrukowane tylko kolumny A: J; jednak wszystko jest wyświetlane podczas przeglądania na ekranie.

Tak wygląda okno dialogowe:

^{(Kliknij obraz, aby powiększyć)}

Może to być również dostępne jako „Układ strony” → „Ustawienia strony” → (przycisk narożny) → „Ustawienia strony” → „Arkusz”:

To rozwiązanie nie wymaga specjalnego działania przed i po każdym wydrukowaniu pliku. Opiera się na pomyśle wykorzystania „obszaru wydruku”, jak sugerują Terence i Don Livezey. Umieść komórki, których nie chcesz drukować, poza obszarem drukowania. Jeśli to ci wystarczy, to koniec.

Ale możesz chcieć, aby wykluczone komórki pojawiały się w obszarze drukowania podczas edytowania arkusza. W takim przypadku dla każdej komórki, którą chcesz wyświetlić, ale nie wydrukować:

• Wstaw „kształt”. (Prostokąt działa najlepiej.) Umieść go nad komórką w miejscu, w którym mają się pojawiać dane. Sformatuj go wizualnie, jak chcesz. Najlepiej nie mieć linii granicznej. Ustaw kolor wypełnienia na dowolny dla koloru tła lub brak wypełnienia, aby widoczny był kolor wypełnienia komórki podstawowej (a sam kształt był niewidoczny).
• Skonfiguruj kształt, aby wyświetlał zawartość żądanej komórki, wybierając kształt, a następnie wpisując odwołanie (np. =D15) W pasku formuły u góry . Nie wpisuj tylko kształtu; jeśli to zrobisz, formuła ( =D15) wyświetli się dosłownie.
• Kliknij kształt prawym przyciskiem myszy i wybierz „Formatuj kształt”. W obszarze Właściwości można wybrać, czy kształt ma być drukowany, czy nie (poprzez wyczyszczenie pola wyboru „Drukuj obiekt”). (W Excel 2013 jest to w „Opcjach kształtu” → „Rozmiar i właściwości” → „Właściwości”.)

Kiedy musiałem zrobić to, co mówisz, chciałbym:

Użyj funkcji w edytorze kodu (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

aby ukryć kolumny lub wiersze, wykonaj wydruk, a następnie odkryj je.

Przykład:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Lub zmień odpowiednią część, aby ukryć kolumny (ten przykład ukrywa kolumny B i D):

        With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Lub ukryj wszystkie wiersze z pustą komórką w kolumnie A:

        With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Spinki do mankietów:

• Ukryj wiersze, kolumny lub komórki podczas drukowania arkusza
• Zapobiegaj drukowaniu określonych komórek
• Jak dodać VBA w MS Office?

Rozwiązałem ten sam problem, tworząc oddzielny arkusz i kopiując link do zawartych tam informacji. Aby to zrobić, zaznacz cały oryginalny arkusz i skopiuj go ( Ctrl+ C). Przejdź do nowego arkusza i kliknij prawym przyciskiem myszy pierwszą komórkę. Wybierz ikonę łącza w Opcjach wklejania. Wszystko wklejone będzie niesformatowane, więc musisz to poprawić. Puste komórki będą zawierać zera. Można to naprawić, przechodząc do „Plik” → „Opcje” → „Zaawansowane” i odznaczając pole „Pokaż zero w komórkach, które mają wartość zerową”.

Możesz teraz usunąć dowolne komórki, wiersze lub kolumny, których nie chcesz wyświetlać na wydrukach. Arkusz wydruku zostanie zaktualizowany podczas aktualizacji oryginalnego arkusza.

Jeśli, podobnie jak ja, masz arkusz podstawowy, który kopiujesz na różne okresy lub do różnych celów, możesz utworzyć ten arkusz wydruku dla arkusza podstawowego. Gdy potrzebujesz nowej pary, po prostu skopiuj oba arkusze, a nowy arkusz wydruku połączy się z nowym arkuszem.

Nie mam wystarczającej liczby punktów reputacji, aby komentować inne posty, więc dodam „odpowiedź” z pewnymi spostrzeżeniami. Miałem taką samą lub podobną potrzebę, a istnieją różne zalety i wady różnych podejść.

• Ustawianie obszaru drukowania: Może to działać w zależności od układu arkusza, ale nie obsługuje zbyt dobrze wyboru nieciągłego obszaru drukowania. Lub może radzi sobie z tym bardzo dobrze, ale wybrane podejście nie działa w moim przypadku. Na przykład, jeśli mam arkusz kalkulacyjny z kolumnami AE i chcę ukryć kolumny B i D podczas drukowania, to umieszcza każdą wydrukowaną kolumnę {A, C, E} na osobnej stronie. Niezupełnie to, czego chciałem.

• Ustawienie tekstu na biały na białym: W niektórych przypadkach może działać, ale UWAGA, nie zapobiega wyciekowi ukrytych danych. Jeśli próbujesz ukryć poufne informacje, wiedz, że jeśli drukujesz w formacie PDF, dane nadal będą obecne w pliku PDF. Mimo że jest biało-biały, wciąż tam jest i można go skopiować / wkleić z pliku PDF.

Wolę podejście, które wykorzystuje makra do ukrywania wybranych kolumn podczas drukowania, chociaż zdaję sobie sprawę, że może nie mieć zastosowania lub najlepszy wybór we wszystkich sytuacjach.

Możesz „ukryć” całe wiersze lub kolumny, klikając wiersz / kolumnę prawym przyciskiem myszy i wybierając „Ukryj”. Zapobiegnie to wydrukowaniu (lub wyświetleniu) wiersza / kolumny. Jeśli masz wiele wierszy / kolumn, możesz je podświetlić, klikając „przeciągnij”, jeśli są obok siebie, lub Ctrlklikając +, jeśli nie są obok siebie. Gdy wiersze / kolumny są ukryte, ich liczba / litera nie jest wyświetlana. Aby je odkryć, po prostu podświetl wiersze / kolumny po obu stronach i „kliknij prawym przyciskiem myszy”, a następnie wybierz „Odkryj”.

Nie jestem pewien, czy możesz uniemożliwić drukowanie pojedynczych komórek poza zmianą koloru czcionki. Możesz to zautomatyzować za pomocą formatowania warunkowego.

Oprócz ukrywania kolumn lub wierszy, jak sugerowano powyżej. Możesz spojrzeć na widoki niestandardowe jako prosty sposób na zastosowanie i cofnięcie zastosowania tego, czego nie chcesz wyświetlać.

Na przykład, jeśli wydrukujesz jedną kolumnę dla sprzedawcy, drugą dla magazynu, a drugą ze wszystkim, możesz utworzyć niestandardowy widok dla każdej z nich i łatwo przełączyć się na którąkolwiek z nich.

Innym prostym sposobem jest tymczasowe wyczyszczenie zawartości komórki przez wyróżnienie wybranych komórek - kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Wyczyść zawartość”.

Teraz możesz wydrukować, a następnie kliknąć przycisk Cofnij, a wszystko wróci do normy.

Poszedłem drogą „czystej zawartości” i mogę powiedzieć, że w pracowity dzień nietrudno zapomnieć o cofnięciu czegoś tylko ze względu na drukowanie.

Mój proces polega na tym, że mam zakładkę „działającą” (źródłową), z komunikatem „nie dotykaj” do wszystkich współpracowników pracujących w moim pliku, a także zakładkę „drukuj” (docelową), która pobiera bezpośrednio z zakładki roboczej bez martwienie się o wyczyszczenie, ukrywanie się lub pamiętanie o odłożeniu.

Kiedy aktualizuję źródło, miejsce docelowe otrzymuje wszystkie potrzebne informacje i nie tracę godzin pracy, powinienem być lepszy w tworzeniu kopii zapasowych.

Ponadto, wykonaj kopię zapasową plików, hehe.

Twoje zdrowie

Aby zapobiec drukowaniu wiersza lub kolumny, możesz ukryć go przed widokiem:

1. Wybierz wiersze / kolumny
2. Kliknij go prawym przyciskiem myszy
3. Wybierz „Ukryj” w menu kontekstowym

Alternatywnym sposobem jest utworzenie grupy, a następnie jej zwinięcie:

1. Wybierz rzędy / kolumny
2. Wybierz kartę Dane (na wstążce) -> przycisk Grupa w grupie Kontur

Teraz możesz szybko zwinąć / rozwinąć wiersz (-y) / kolumnę (-y) do edycji / drukowania.

Zobacz także wideo opisujące wiele sposobów ukrywania komórek (w tym opisane powyżej).

Mając na uwadze poprzednią radę, że biała czcionka może być widoczna podczas drukowania PDF, stosuję następującą technikę:

Użyj komórki poza obszarem drukowania z wpisem „1” lub „0”.

Odnoszę się następnie do tego pola w warunkowym formatowaniu wszystkich komórek wymaganych do drukowania.

Jeśli A1=0następnie ustaw format na białą czcionkę.

Jeśli A1=1następnie ustaw format na czarny lub dowolną kolorową czcionkę, którą chcesz.

Drugi wiersz może nie być wymagany, ale umożliwia także wyróżnianie obszarów przy użyciu różnych liczb dla zakresu lub pojedynczych komórek w tle, obramowaniach i czcionkach wybranych przez wybranie zakresu liczb w komórce A1.