Zwykle dzielimy pełny zakres pracy na główne moduły / elementy, które można by uznać za podprojekt. Innymi słowy, są to części robocze, które klient uważa za oddzielne części projektu i które klient chce uzyskać osobno.
Po zakończeniu dzielimy każdy moduł na zadania, podzadania, a nawet mniejsze podzadania, aby każdy z nich można było dość łatwo oszacować, a oszacowanie zajmie od jednej do dziesięciu roboczogodzin. W ten sposób otrzymujemy szczegółowy podział zakresu prac dla projektu.
Ostatnim krokiem jest rozdzielenie zadań między kamienie milowe. Robimy to w taki sposób, aby po każdym kamienia milowym klient uzyskał widoczne wyniki. Pomaga to przejść jeden kamień milowy i przejść do następnego. W końcu otrzymujemy coś takiego:
Moduł 1
<ol>
<li>
Primary task 1 - 5 hrs
<ol>
<li>Subtask 1.1 – 3 hrs</li>
<li>Subtask 1.2 – 2 hrs</li>
</ol>
</li>
<li>
Primary task 2 - 9 hrs
<ol>
<li>Subtask 2.1 – 1 hrs</li>
<li>Subtask 2.2 – 2 hrs</li>
<li>Subtask 2.2 – 5 hrs</li>
</ol>
Początkowo zrobiliśmy to za pomocą arkusza programu Excel. Ale ponad dwa lata temu zaczęliśmy do tego używać oprogramowania. Istnieje kilka podobnych produktów, które pomagają w tym www.evenflow.com , www.swproposal.com i kilka innych. Nie pamiętam wszystkich list. Przeprowadziliśmy badania dawno temu. Mam nadzieję, że to może pomóc.
Dobre pytanie brzmi: jak dokładnie oszacować. Według nas nie ma 100% poprawnych szacunków. Jedynym sposobem jest podzielenie pełnego zakresu pracy na możliwie najmniejsze zadania. Im mniejsze zadania, tym bardziej szczegółowy przegląd i analiza wykonywanego projektu. Tak więc i tak zwiększa dokładność.