Czy dopuszczalne jest przekroczenie budżetu przez projekty?

11

To pytanie mnie denerwuje przez ostatnie 3 miesiące, odkąd przeszedłem z freelancera na pracę w firmie Web Design.

Nasi sprzedawcy często zadają nam coś podobnego do następującej serii pytań:

Ile kosztuje zaprogramowanie widgetu
Ile godzin zajmie konwersja tej witryny do tego oprogramowania.
(Nie wiedząc, co aktualnie działa strona)
itp

Jak możemy podać ofertę bez żadnych informacji? ( Nie, nie mogę prosić o więcej informacji! )

Mam inne pytanie, czy projekt przekracza budżet, jest zły. Niedawno opuściłem całe menu przy obliczaniu kosztów przeniesienia strony internetowej na nową platformę, więc projekt przekroczył budżet. Mój szef wcale nie był szczęśliwy i uważam, że takich rzeczy nie da się uniknąć.

2. Jaka jest ogólna praktyka radzenia sobie z przekraczaniem budżetu
i czy projekty takie jak tworzenie stron internetowych często przekraczają budżet?

Jeśli pracujesz w firmie zajmującej się projektowaniem / projektowaniem stron internetowych / podobną firmą:

3. Jak działa system rozliczanych godzin?

Dla mnie mamy aplikację do śledzenia czasu, która rejestruje, ile godzin spędzamy na którym projekcie i czy są one rozliczane czy wewnętrzne (AKA nie rozliczane). Jeśli nie dotrzymasz xx rozliczanych godzin w tygodniu, możemy w końcu wpaść w kłopoty / zwolnić. Praca, którą wykonujesz dla firmy lub klientów, których nie można wystawić na rachunek, nie jest częścią tego systemu i często musimy wykonywać prace wewnętrzne, więc zastanawiam się, czy istnieją jakieś alternatywne systemy.

EDYCJA: Ok jestem programistą w tej firmie, a nie projektantem :)

Po drugie, dostaję wynagrodzenie, ale oto jak na to patrzy kierownictwo. Masz 35 godzin tygodniowo na pracę. Możesz wykonywać pracę, którą obciążają klientów w ciągu tych 35 godzin i powinieneś. Jeśli wymyślą, że projekt zajmie 50 godzin, a ja zajmę 55 godzin, że 5 godzin można by wydać na inny projekt, który nie został przekroczony, więc po prostu „straciliśmy” pieniądze.

Innym przykładem jest to, że jeśli mam tylko 1 projekt, który ma się odbyć za dwa tygodnie i spędzam dzień na pracy wewnętrznej, to w jaki sposób straciliśmy pieniądze, ponieważ nie pracowałem. Gdybym pracował tego dnia, skończyłbym dzień wcześniej i nadal nie mam pracy. Tak czy inaczej, praca jest umową, więc otrzymamy taką samą kwotę niezależnie od tego, w które dni pracuję!

project budget

— Brandon Wamboldt
źródło

4

Częstym nieporozumieniem jest „Nie mogę prosić o więcej informacji!”. Zwykle mówi się, że nie możesz, ale jeśli podejmiesz wystarczająco dużo, w końcu będziesz w stanie.

— Vinko Vrsalovic,

2

Uważam, że jest to większy problem, gdy dokładnie dokonuję oszacowania, a oni arbirycznie redukują go, ponieważ klient nie zaakceptuje tego, a następnie obwiniam się za to, że nie byłem w ciągu godzin, które powiedziałem im, że są zbyt niskie.

— HLGEM

1

Obróć to. Zapytaj sprzedawców o dokładną odpowiedź na pytanie „Ile czasu zajmie zamknięcie sprzedaży?” :)

— CraigTP

To musi być miłe, że muszę pracować tylko 35 godzin.

— Rig

@HLGEM Właśnie dlatego używasz oszacowań „Scotty”. Podobnie jak Scotty z Star Trek, zawsze przeceniasz, ile czasu to zajmie / ile to będzie kosztowało, więc klient ma miejsce na próbę obniżenia budżetu czasu / pieniędzy. Jeśli powiesz im, co według ciebie to zajmie, a oni zażądają mniej, utkniesz.

— GordonM

4

Nasi sprzedawcy często zadają nam coś podobnego do następującej serii pytań:

Ile kosztuje zaprogramowanie widgetu Ile godzin zajmie konwersja tej witryny do tego oprogramowania.

Dlaczego sprzedawcy pytają projektantów? Sprzedaż powinna mieć przygotowaną listę ofert i system szacowania, który ma niewielką, jeśli w ogóle, korelację z faktycznymi kosztami. Zakładam, że otrzymujesz wynagrodzenie.

Jak możemy podać ofertę bez żadnych informacji? (Nie, nie mogę prosić o więcej informacji!)

Krótka odpowiedź? Nie możesz, nie próbuj.

Długa odpowiedź jest wciąż krótka. Jeśli zadzwonię do ciebie i powiem, że mam stronę internetową, na której ludzie mogą się logować, wysyłać wiadomości do innych użytkowników, przesyłać zdjęcia i zawierać znajomości, ile by to kosztowało, co byś powiedział? Mógłbym opisać najgorszą wyobrażalną sieć społecznościową lub Facebook. Nie masz wystarczającej ilości informacji, więc nie możesz podać dokładnej oceny.

Mam inne pytanie, czy projekt przekracza budżet, jest zły. Niedawno opuściłem całe menu przy obliczaniu kosztów przeniesienia strony internetowej na nową platformę, więc projekt przekroczył budżet. Mój szef wcale nie był szczęśliwy i uważam, że takich rzeczy nie da się uniknąć.

Zdefiniuj „przekroczenie budżetu”. Ponownie zakładam, że wynagrodzenie nie jest godzinowe. Jeśli przekroczyłeś swój budżet czasowy , przeciągnij kilka długich nocy i nie popełniaj tego samego błędu (utraty czegoś).

Dla mnie mamy aplikację do śledzenia czasu, która rejestruje, ile godzin spędzamy na którym projekcie i czy są one rozliczane czy wewnętrzne (AKA nie rozliczane). Jeśli nie dotrzymasz xx rozliczanych godzin w tygodniu, możemy w końcu wpaść w kłopoty / zwolnić. Praca, którą wykonujesz dla firmy lub klientów, których nie można wystawić na rachunek, nie jest częścią tego systemu i często musimy wykonywać prace wewnętrzne, więc zastanawiam się, czy istnieją jakieś alternatywne systemy.

Nie jestem pewien, jak bym to skonfigurował, gdybym musiał stworzyć rejestr „rozliczanych” godzin. Prawdopodobnie skończyłbyś ze sto godzin +/- kilka razy w tygodniu. Nie przestaję myśleć o kodzie, czy to się liczy?

— Josh K.
źródło

Dziękuję za odpowiedź, była bardzo pomocna, ale myślę, że nie miałem jasności co do kilku punktów w moim pierwotnym pytaniu. Jestem programistą, a nie projektantem. Jesteśmy firmą zajmującą się projektowaniem stron internetowych tak, ale wszystkie nasze strony używają CMS i mają pewien stopień programowania. Otrzymuję pensję, ale wciąż możemy przekroczyć budżet, nie jestem do końca pewien, jak to działa. Jeśli podamy x kwoty dolarów, zakładamy, że zajmie to y godzin. Jakoś mój szef zakłada, że jeśli wezmę y + 1 godzinę, 1 godzinę można by przeznaczyć na inny projekt, więc stracimy pieniądze.

— Brandon Wamboldt,

@Rouge: Popraw swoje prognozy. Jeśli zauważysz, że ciągle spędzasz przydzielony czas, zacznij zwiększać liczbę, którą im podajesz, gdy pytają, jak długo.

— Josh K

4

Rób to, co robi Scotty: wymyśl rozsądne oszacowanie i podwoj je.

Twoje podwojone oszacowanie będzie a) zwykle bardziej realistyczne, ponieważ ludzie są gównianymi oszacowaniami, b) dają ci trochę luzu, dzięki czemu masz miejsce na nagłe cechy i inne sytuacje kryzysowe, oraz c) pozwalają ci od czasu do czasu przyjść na czas i poniżej budżetu.

Nigdy nie wspominaj o tym, że podwajasz swoje szacunki szefowi lub sprzedaży. Biznesmeni są delikatnymi stworzeniami i często nie są w stanie poradzić sobie z trudnymi prawdami, z którymi mają do czynienia inżynierowie.

Powodzenia.

— Łata
źródło

1

Nie mów, ale faktycznie robię co najmniej x4, ponieważ jestem jak większość programistów, którzy poważnie przeceniają to, co mogę zrobić w ciągu godziny. Problem w tym, że mój menedżer narzeka, że moje szacunki są zbyt długie (tydzień! Nie mogę powiedzieć, że zajmie to tydzień! Nawet po oszacowaniu przyjmuję, że zadania rozwojowe są jak złota rybka - dorastają do wielkości akwarium - więc wciąż nie mam czasu na grę w Tetris. Z jakiegoś powodu jednak nie chciałbym tego inaczej ...

— Kramii

1

Podwójne pozostawia zbyt mały margines. Zawsze stosuję zasadę mnożenia przez pi.

— Bjarke Freund-Hansen

1

Co jeśli szacunek jest wtedy zbyt wysoki i zaczniemy tracić klientów, czy nie byłoby to również złe?

— Brandon Wamboldt,

@Rogue Coder: Zazwyczaj najlepiej jest podawać dokładne szacunki sprzedaży (a przez dokładne, mam na myśli dwukrotne, a nawet pi'd lub poczwórne szacunki). Jeśli sprzedaż zmusza cię do kłamstwa na temat czasu, jaki zajmie, aby mogli zapakować więcej pracy, stwarzają problemy dla siebie. Myślę jednak, że przyjmujesz założenia dotyczące tego, co chce usłyszeć sprzedaż - wypróbuj wyższe szacunki; jeśli zaczniesz dostarczać rzeczy na czas i przy ograniczonym budżecie, możesz znaleźć się z bardzo szczęśliwym szefem i szczęśliwymi sprzedawcami.

— Aktualizacja

@Rogue Coder: Jeśli zajmie to x czasu, to tak długo to potrwa, nawet jeśli sprzedaż spróbuje go sprzeciwić. Jeśli zaczniesz tracić klientów, obniż stawkę (lub raczej zaoferuj im „zniżkę” na stawkę).

— Chris Buckett

2

Myślę, że najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest sporządzenie listy szczegółowej w swoim cytacie. Umieszczanie czasów przy każdym „zadaniu”. Podział tego w ten sposób nie tylko pomoże ci pomyśleć o tym, co należy zrobić, ale także poinformuje szefa i / lub klienta o zakresie twojego zapytania. Byłoby wspaniale, aby podpisać ten zakres / wycenę przed rozpoczęciem pracy przez szefa / menedżera konta / klienta. W ten sposób, jeśli o czymś zapomnisz, wina może zostać rozłożona i nie wszystko spoczywa na deweloperze.

Myślę, że jeśli nie możesz uzyskać żadnych dodatkowych szczegółów na temat projektu, musisz pokazać ewoluującym ludziom, dokładnie takie, jakie zakładasz.

Jest to również dobre, ponieważ jeśli zrobiłeś kilka z tych cytatów, możesz odnieść się do starych podczas tworzenia nowego.

Możesz spróbować zastosować Prawo Hofstadtera, ale to nigdy nie zadziała .

— Adam Harte
źródło

1

Robimy to do pewnego stopnia. Tworzę listę, która mówi: instalacja CMS 1 godzina, moduł zdarzeń 4 godziny, bla bla 6 godzin, konwersja treści 10 godzin. Dwa problemy z tym związane są to, że są to szacunki, a sprzedawca przekształca je w zupełnie inne rzeczy podczas wysyłania umowy. Powoduje to problem polegający na tym, że klienci czasami usuwają część projektu, ponieważ sprzedawca wymienił „Core Functionality IV” jako „Bezużyteczna funkcja XII”. Klient tego nie chce, ale faktycznie wymaga pracy, dlatego tracę wymagany budżet.

— Brandon Wamboldt,

2

Przedmioty powinny być wymienione na poziomie, na którym każdy zajmuje najwyżej godzinę. „Moduł zdarzeń 4 godziny” może z łatwością oznaczać 40 godzin, jeśli nie zagłębisz się w niego wystarczająco. Nie chodzi o to, aby wysłać klientowi szczegółowy plan, ale aby móc lepiej oszacować, mając części, które twój umysł może zrozumieć w całości, nie wspominając już o tym, że tak szczegółowy plan pomoże później zaprojektować i wdrożyć.

— Vinko Vrsalovic,

1

To naprawdę tylko odpowiedź na pierwszą część twojego trzyczęściowego, ale to DUŻE pytanie.

Oto, co ostatnio zacząłem robić. I to po WIELU poszukiwaniach duszy na temat tego rodzaju rzeczy.

Odpowiadam na prośbę potencjalnego klienta lub klienta tym, co nazywam „oceną dobrej wiary”. Jest to wartość dolara, która jest powiększana o dziewięć sposobów od niedzieli dla całkowitego CYA. Mówię im, że ta liczba opiera się na moim doświadczeniu z projektami mniej więcej skali rozważanego tutaj.

Mówię im, że ich pierwsza faktura, należna w momencie rozpoczęcia, wynosi 25% szacunków. W tej cenie wykonamy pełny wysiłek w celu zebrania wymagań i napiszemy pełne, szczegółowe specyfikacje. W zależności od wielkości projektu może to potrwać kilka tygodni pracy. Na koniec będziemy mieć pełny zestaw dokumentacji ORAZ będziemy wiedzieć, jak sobie poradziliśmy z tym oszacowaniem. Jeśli w tym momencie będziemy musieli dostosować cenę (a może wzrosnąć LUB obniżyć), zrobimy to i powiadomimy klienta.

Jeśli cena wzrośnie, a projekt będzie nie do utrzymania, zostanie on odwołany w tym momencie i nie będzie należna żadna kolejna płatność. Jest to oczywiście niepożądany wynik i należy go uznać za ostateczność. Plan B polega na przerobieniu wymagań projektu, aby obniżyć zakres do budżetu projektu itp. Jest wiele rzeczy, które możemy wypróbować, zanim odwołamy całą sprawę, ale jeśli POTRZEBUJEMY, właśnie tam jest to możliwe.

Zakładając, że tego nie zrobimy, podamy (ewentualnie zmienioną) całkowitą cenę, której 50% jest w tym momencie rozliczane, a końcowe 25% - lub tak w momencie dostawy i odbioru. Wszyscy są na tej samej stronie, nikt nie czuje się tak, jakby musiał płacić pieniądze za wartości niematerialne, takie jak „analiza”, i wszyscy są (idealnie) szczęśliwi.

Jak dotąd miałem z tym całkiem niezłe wyniki. Z pewnością bije to uderzanie klienta o osobne rozliczenie za pracę nad analizą / specyfikacją. Nikt nie chce za to płacić. Ale jeśli ukryjesz go w pierwszych 25% całkowitej ceny projektu, stanie się on natychmiast smaczny i zrozumiały.

— Dan Ray
źródło

Ta odpowiedź najwyraźniej nie wzbudziła dużej uwagi, ale zyskuje przychylność, ponieważ 1. Oferuje konkretne, praktyczne porady, 2. Jest pragmatyczna i 3. Opiera się na doświadczeniach z prawdziwego świata.

— Robert Harvey

0

Musisz znaleźć drogę do dodatkowych informacji. Nigdy nie podałem nawet oceny żadnego projektu, jeśli wymaganie nie zostało jasno określone. Jeśli się utrzymują, nie możesz tego mieć, lepiej po prostu zrezygnuj.

— tia
źródło

0

Jesteś w bardzo częstym scenariuszu. Sprzedaż nie ma pojęcia i polega na ludziach technicznych, którzy wykonują swoją pracę. Ciągle nie uda ci się podać dokładnych szacunków, ponieważ nie można tego wiedzieć.

To, co faktycznie robisz, nazywa się estymacją empiryczną.

Z czasem i doświadczeniem stajesz się lepszy .

Czy jest jeszcze ktoś, kogo projektujemy w firmie? Jeśli tak, gorąco polecam zrobienie Planning Poker . To bardzo potężna technika zbiorowego szacowania.

Planning Poker jest techniką szacowania opartą na konsensusie, stosowaną głównie do oszacowania nakładu pracy lub względnej wielkości zadań związanych z tworzeniem oprogramowania.

Pomoże Ci uzyskać dokładniejsze oszacowania, wykorzystując wiedzę i doświadczenie większej liczby osób, a odpowiedzialność za oszacowanie zostanie rozłożona na cały zespół zamiast na jedną osobę. Sprzedaż będzie szczęśliwa, ponieważ otrzymają dokładniejsze szacunki. I łatwiej powiedzieć „nie możemy oszacować”, kiedy masz 4 lub 5 lat, niż gdy jesteś tylko sobą.