Skuteczne metody zarządzania zadaniami roboczymi? (dokumentowanie / zapamiętywanie / ustalanie priorytetów) [zamknięte]

Szukam sugestii na temat skutecznych metod, których mogę używać do dokumentowania, zapamiętywania i ustalania priorytetów zadań w pracy. Wiele z tych zadań należy do pierwotnego projektu, ale istnieją one również w przypadku niezależnych inicjatyw. Same zadania obejmują wszystko, od opracowania przez dokumentację po dyskusje, z różnymi priorytetami i terminami od razu do kilku miesięcy od teraz.

Historycznie korzystałem z notatnika, aby śledzić te zadania, z gwiazdką obok elementu wskazującą, że należy go wykonać, oraz znacznikiem wyboru po zakończeniu. Jednak w miarę zdobywania nowych obowiązków i zarządzania innymi rzeczami:

• trudniej jest upewnić się, że wszystko zrobiłem (ponieważ niektóre rzeczy gubią się o 5 stron wstecz)
• coraz trudniej jest zapamiętać, co najważniejsze zrobić dalej
• trudniej jest śledzić zależności między zadaniami

Czy ktoś znalazł metody, które ułatwiły zarządzanie zadaniami? Zastanawiałem się nad dodaniem niektórych metadanych, aby śledzić najważniejsze i zależności, lub ewentualnie przejściem do aplikacji, która mogłaby to zautomatyzować (jeśli taka rzecz istnieje). Coś, co jest dostępne w dowolnym miejscu, z pewnością byłoby plusem.

Do rozwiązania papierowego

Zwykle otrzymuję szkicownik bez podszewki z perforowanymi stronami, takimi jak ten, który można znaleźć w Barnes & Noble, z dołączoną wstążką do zaznaczania strony.

Uwaga: udostępniłbym link, ale nie mogłem go znaleźć w ich sklepie internetowym. Mówię o książkach w twardej oprawie 8 1/2 „X 11”

Wolę papier do codziennej pracy, ponieważ zwykle rysuję wiele schematów, aby opisać moje pomysły (co jest trudne do zrobienia z normalnymi programowymi listami TODO) i czasami przydatna jest możliwość przyklejenia materiałów do książki.

Dla każdego cyklu (dzień / tydzień lub inny preferowany przedział czasu) przydzielam kilka stron na todo z jedną linią. Kolejne strony zawierają szczegółowe informacje. Kiedy kończę pracę, przekreślam todos na indeksie i odrywam strony, które nie są już istotne (dlatego perforowane strony są konieczne). Wstążka służy do oznaczania strony do zrobienia, abyś mógł szybko otworzyć książkę do miejsca, w którym ją przerwałeś (zwykle również przypinam pióro do strony, do której obecnie dodam notatki, jeśli zamknę książkę).

Kiedy kończę przedmioty na todo, wykreślam je i odrywam powiązane strony.

Uwaga: Przyzwyczajenie się do izolowania zadań według granic strony wymaga trochę praktyki, ale mentalnie nabiera nawyku rozdzielania zadań na skończonej granicy. Ważne jest, aby rozwinąć tę umiejętność, ponieważ jeśli nie jesteś w stanie skupić się na jednej rzeczy naraz, twój mózg marnuje dużo czasu, niepotrzebnie przełączając konteksty między różnymi zadaniami.

Kiedy zaczyna się następny cykl, tworzę świeże todo. Zrobię szybki przegląd poprzednich todos, aby ponownie ocenić, czy niedokończone przedmioty są nadal aktualne. Jeśli tak, kopiuję je do nowego todo. Jeśli nie, znajduję powiązane strony i wyrywam je (w celu wyrzucenia do kosza lub zapisania w innej książce na później).

Chodzi o to, aby usunąć wszystko, czego nie musisz teraz wiedzieć (w bieżącym cyklu). Zadbaj o to, aby todo było krótkie i proste (jedna linijka), ale nie poświęcaj możliwości przechowywania bardziej szczegółowych notatek.

Interesujące jest to, że jeśli zaczekasz tydzień lub dwa, aby przyjrzeć się elementom, które wyciągnąłeś z książki na później; często okazuje się, że nie są już istotne (i gotowe do kosza).

Jeśli nie jesteś ostrożny w regularnym przycinaniu stosu, po prostu gromadzi się on z czasem, aż stanie się przytłaczający. Jeśli tego nie zrobisz, możesz zacząć cierpieć na syndrom, który lubię nazywać „ Shlemiel the Painter ”, w którym spędzasz tyle czasu, przeszukując resztkowe zadania, że ​​tak naprawdę nigdy nie docierasz do ważnych / pilnych rzeczy.

Jeśli chodzi o jednoczesne zarządzanie różnymi projektami ... Użyj jednej książki dla każdego projektu.

Pomyśl o swoim mózgu jak o komputerze. Jeśli zadania przełączania byłyby jak przełączanie kontekstu (niezbyt drogie, ale rozpraszające uwagę do pracy), wówczas przełączanie projektów byłoby jak wykonywanie pełnej zamiany pamięci podręcznej (kosztowne, ponieważ musisz zwolnić wszystkie informacje, których aktualnie używasz i załadować wszystkie informacje związane z inny projekt.

Używam Toodledo do zarządzania moimi listami. Możesz także zsynchronizować go z telefonem. Jest online, więc możesz uzyskać do niego dostęp w dowolnym miejscu, w którym masz smartfona lub Internet.

Do tego procesu polecam przeczytanie książki Davida Allena „Getting Things Done” . Pomoże Ci nauczyć się skutecznie i wydajnie zarządzać zadaniami.

Przełączam się między kawałkiem papieru, na którym zapisuję różne rzeczy, i paskudnym podczas korzystania z Ubuntu. Podoba mi się to, że możesz przypisać priorytet, dodać tyle zadań, ile chcesz, i ukryć ukończone zadania.

Dawno temu czytałem o dzieleniu zadań na 4 kategorie wzdłuż dwóch osi: więc masz ważne / nieważne; pilne / nie pilne.

1. Ważne, pilne.
2. Ważne, nie pilne.
3. Nie ważne, pilne.
4. Nie ważne, nie pilne.

Spędzaj większość czasu, wykonując 1 i 2 czynności, a reszta zajmie się sobą.

Do rozwiązania elektronicznego

Lubię korzystać z narzędzia mapowania myśli Freemind (bezpłatne oprogramowanie typu open source)

Jest łatwy i intuicyjny w użyciu, co oznacza, że ​​mogę spędzać miesiące bez niego i nadal pamiętam skróty klawiaturowe:

• wstaw - dodaj komórkę
• usuń - usuń komórkę
• spacja - przełącz zwiń / rozwiń komórkę
• ctrl + B - pogrubienie
• ctrl + X - wyciąć komórkę
• ctrl + V - wklej komórkę
• ctrl + C - skopiuj komórkę
• ctrl + K - dodaj link
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - zmiana koloru tekstu komórki (mam zapamiętanych kilka ulubionych).

Dla pierwszej warstwy komórek robię z nich chmury oznaczone kolorami (ctrl-shift-b, a następnie zmieniam kolor chmury za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy + format + „kolor chmury”) w celu łatwej identyfikacji. Każda chmura jest główną kategorią. Np. Będę miał jeden do osobistego, jeden do każdego dużego projektu, jeden do szkoły itp.

W ramach każdej chmury priorytetem jest pierwszy poziom komórek:

• Teraz (zadania krytyczne)
• Jutro (krytyczne zadanie, które nie musi być natychmiast rozwiązane)
• Przyszłość (zadania niekrytyczne)
• Pomysł (dobre pomysły, które czasami mogę duszić podczas przerw)
• Odroczony (zadania, które są odraczane na czas nieokreślony, chyba że nie mam nic innego do roboty)

Uwaga: jak możesz podejrzewać, odroczone zadania często stają się nieistotne w dłuższej perspektywie i mogą zostać całkowicie obcięte.

Wolę mapę myśli z trzech powodów: mogę bardzo szybko poruszać się po hierarchii za pomocą samej klawiatury, mogę zwinąć wszystko, czego nie muszę teraz widzieć, i naprawdę łatwo jest przenosić rzeczy z jednej kategorii do drugiej (proste kopiowanie / wklejanie).

Cokolwiek robisz, nie korzystaj z programu, który korzysta z powiadomień wyskakujących. W przeciwnym razie zaczniesz cierpieć z powodu tego, co nazywam „twitterbrain”, gdzie stajesz się tak przystosowany do ciągłego przerywania przez cały czas, że podświadomie zaczynasz to przewidywać (uniemożliwiając ci naprawdę możliwość wejścia w swój regularny „przepływ”). Jeśli zrobić powiadomienia użytku ustawić interwał można się spodziewać, że nie przerywa swojej pracy (jak co dzień na lunch).

Widzę tak wielu blogerów i (tak zwanych) dziennikarzy, którzy narzekają, że „Internet jest winny ich deficytowi uwagi!”; ponieważ nie są już w stanie usiąść i czytać książki dłużej niż 10 minut. Nie biorą pod uwagę tego, że noszą przy sobie urządzenia elektroniczne, które mają niezapowiedzianą zdolność przerywania ich 24/7/365 za pomocą dowolnych komunikatów.

Windows działa również z oknami, które kradną fokus (jak powiadomienia o aktualizacji wirusów). Nie miałem pojęcia, ile mi to przeszkadzało, dopóki nie zacząłem używać Linux Mint jako mojego głównego systemu operacyjnego (który jest zgodny ze ścisłymi wytycznymi dotyczącymi interfejsu użytkownika, które na to nie pozwalają). Kradzież jest okrutna, to tak, jakby pracownik biurowy stukał cię w ramię co 15 minut, aby opowiedzieć ci ostatni żart Chucka Norrisa.

/tyrada

Uwaga: nadal używam systemu Windows do programowania, ale tylko minimalna instalacja bez skanerów antywirusowych / zapory ogniowej (blokuję złe rzeczy na routerze i unikam podejrzanych stron), aby ograniczyć liczbę programów, które lubią kraść fokus.

Aktualizacja:

Właśnie spojrzałem na tasque, ponieważ nigdy wcześniej go nie używałem, a klasy priorytetów są zaskakująco podobne do tych, których używam (Uwaga: nigdy wcześniej nie korzystałem z aplikacji listy zadań do nadawania priorytetów). Okazuje się, że mimo wszystko nie jestem zbyt mądry / oryginalny :). Tak naprawdę nigdy nie znalazłem, aby arbitralne klasy o wysokim / średnim / niskim priorytecie działały dobrze, ponieważ nie są przywiązane do rzeczywistej wartości. Pod względem psychicznym klasa o wysokim priorytecie może dość łatwo przejść od „dzisiaj” do „tego tygodnia”. Moje priorytety mają tendencję do znoszenia się, kiedy zaczynam zwlekać. Korzystanie z wyceny w świecie rzeczywistym wytrawia oś czasu w kamieniu. Względność niech będzie przeklęta.

Lubię korzystać z Kalendarza Google ... ale jeśli masz poufne informacje, nie zamieściłbym ich tam. Dopóki masz w zwyczaju regularne na to patrzeć, może to być bardzo pomocne. Wraz z częścią kalendarza możesz wymienić zadania, które musisz wykonać, i wyobrażam sobie, że możesz zrobić tam całkiem przyzwoity priorytet, chociaż nie użyłem tej części do więcej niż kilku zadań na raz ...

Większość programistów spędza większość czasu przy biurku / komputerze / laptopie, więc każda aplikacja, która ułatwia wprowadzanie notatek za pomocą systemu przypomnień (wyskakujące okienko, wiadomość tekstowa) powinna działać. Jeśli jesteś mobilnym sprzedawcą lub chcesz sprawdzić zadania niezwiązane z programowaniem (Pick up milk), coś dla smartfona może być lepsze. Odnośniki do dokumentów i folderów plików pomagają, jeśli masz dokumentację projektu peryferyjnego.

Musisz z niego korzystać i polegać na nim. W pracy używam programu Outlook. Jeśli ktoś przyłapie mnie w kawiarni i ma wątpliwości / prośby, proszę o przesłanie mi e-maila lub wysłanie zadania (zależy od tego, gdzie zajmuje pozycję w firmie).

Walczę ze spotkaniami, ponieważ nigdy nie masz dostępnego komputera w sali konferencyjnej. Następnie przynieś kartkę papieru i wprowadź wszystkie notatki i przypomnienia, gdy wrócę do komputera. Na szczęście mogę spędzać tygodnie bez spotkania.

Przysięgam na tryb org Emacsa . To był totalny ratownik do zarządzania wszystkimi moimi zadaniami i informacjami. Oczywiście musisz już kupić Emacsa.

Użyłem różnych metod, czasem wielu (zduplikowanych) metod: specjalistycznych elektronicznych kalendarzy i list zadań, notatników, tablic, notatników i prawdopodobnie więcej. Każdy z nich miał pewne zalety i pułapki. Niedawno odkryłem osobisty kanban i wydaje się, że ma duży potencjał, łącząc jedne z najlepszych aspektów kilku metod.

Zasadniczo osobisty kanban wykorzystuje:

• tablica jako powierzchnia, którą traktujesz jako organizator. Organizacja powierzchni jest podobna do metody projektu zaległości / sprintu, ale na poziomie osobistym z przeplatanymi zadaniami osobistymi.
• taśmy malarzy lub linie znaczników dzielące powierzchnię na trzy kolumny (stos todo po lewej; lista aktywnych zadań na środku, która szanuje to, czego można się spodziewać i prawdopodobnie wykonać w ciągu dnia; oraz listę wykonanych po prawej stronie ).
• karteczki samoprzylepne, najlepiej w różnych kolorach, wskazujące rodzaj zadania. Użyj jednego koloru do zadań osobistych, drugiego do zadań technicznych projektu, jednego do zadań niezwiązanych z projektem, takich jak spotkania lub przeglądy, ewentualnie jednego koloru do spotkań z klientem; jednak „tagowanie” każdej karteczki tego samego koloru papieru za pomocą kolorowego paska lub obramowania lub dowolnego innego schematu może być tak samo skuteczne, jak papieru o innym kolorze.

Istnieje wiele postów na blogu oraz filmów / webcastów, które lepiej wyjaśniają ogólną motywację i mechanikę w interwebach, jeśli chcesz czegoś głębszego. Podoba mi się, ponieważ oferuje coś fizycznego, jest prosty w obsłudze, każdy, kto wejdzie na twoją okolicę, może zorientować się, jak jesteś zajęty lub na czym koncentrujesz się w ciągu dnia, a także możesz uchwycić i rozwinąć każde zadanie tak bardzo lub tak mało, jak potrzeba.

Spójrz na ToDoList na Codeproject. Ma wiele fajnych funkcji, jest bezpłatny i wciąż jest aktywnie rozwijany.

Mam instancję JIRA skonfigurowaną na moim własnym VPN (podstawowe konto linode.com), Atlassian sprzedaje ją za 10 $ na start-upy (lub możesz użyć dowolnego narzędzia do śledzenia błędów). To nie jest narzędzie do mapowania myśli, więc używam tagów, aby zachować zależności między zadaniami. Pozwala także tworzyć niestandardowe typy zadań poza podstawowymi (błąd / funkcja). Pozwala ustawić priorytety, terminy i dodać metadane (np. Zdjęcia dokumentów do poprawienia).

Zastanawiam się więc, dlaczego nie skorzystać z narzędzia do śledzenia błędów?