Jak poprawić komunikację e-mailową

Parafraza e-maila wysłanego do kolegi

Zauważyłem problem z Systemem A. Stwierdziłem, że nie jest to spowodowane przez X. Podejrzewam, że jest to spowodowane przez Y. (ponieważ jesteś odpowiedzialny za Y) Czy możesz na to spojrzeć?

(Część w nawiasach nie została uwzględniona w moim e-mailu, ponieważ ten kolega doskonale wie, że jest odpowiedzialny za Y ... należy zrozumieć, dlatego wysłałem mu e-maila)

Wpadam na kolegę pół dnia później i mówię: „czy już widziałeś problem z Systemem A?” a on odpowiada: „Och, tak, dostałem twój e-mail o uszkodzeniu Systemu A, ale założyłem, że to prawdopodobnie X, więc czekałem, aż to sprawdzisz”.

Oczywiście moja wiadomość nie została przekazana. Jest to zbyt powszechny wynik wysyłanych przeze mnie wiadomości e-mail i jest bardzo zniechęcający ... nie wiem jednak, jak sprawić, by moje wiadomości były wyraźniejsze. Są zawsze tak krótkie, jasne i na tyle, na ile potrafię. Jakieś sugestie? Może jest coś nieodłącznego w środku wiadomości e-mail, który po prostu nie jest skuteczny w tego rodzaju komunikacji?

Możesz spróbować zmienić jego kolejność, aby powiedzieć im, czego chcesz na początku wiadomości e-mail.

Zauważyłem problem z systemem A, na który chciałbym, abyś spojrzał. Już spojrzałem na X i ustaliłem, że to nie jest przyczyna. Może to być spowodowane przez Y, dlatego potrzebuję twojej pomocy. Ten problem powstrzymuje So & So przed wykonaniem ich pracy, więc jeśli mógłbyś spojrzeć na Y na jak najwcześniejszym spotkaniu, byłbym bardzo wdzięczny.

Dzięki!

Możesz spróbować czegoś takiego.

Ponadto temat jest czasem nawet ważniejszy niż ciało. W przypadku tego e-maila chciałbym, aby temat brzmiał:

Temat: Masz problem z systemem A, sprawdź Y

To nie powinien być e-mail.

Powinien wejść do twojego systemu śledzenia:

• Wpis przypadku jest raportem błędu.
• Początkowo przypisany do ciebie i przy pierwszej odpowiedzi, aby zauważyć, że nie jest to konsekwencja X, ponieważ sprawdziłeś (z wszelkimi dodatkowymi informacjami na poparcie tego wniosku).
• Następnie przypisany jest do ciebie koledze z notatką, o której podejrzewasz, że może to być Y

W tym miejscu powinno być dość jasne, że to jego problem ...

Edytować:

W rzeczywistości jest to, pod pewnymi względami, zła odpowiedź na pytanie, ponieważ tak nie jest - ale uzasadnia to, że jest poprawny, tzn. Że wystarczy wysłać wiadomość e-mail bez (aby zacytować warunki sprzedaży) określonego „wezwania do działania”, tj. daje to do zrozumienia, że ​​teraz problemem są odbiorcy.

W przypadku wiadomości e-mail - możesz zacząć od czegoś w rodzaju „Czy możesz spojrzeć na następujący problem ...”, ale lepiej, aby wyraźnie oznaczono go jako zadanie ponad tekstem wiadomości

Nie bierz tego oświadczenia osobiście, ja też jestem winny.

Tego nienawidzę w korzystaniu z poczty e-mail. Powinno to zostać wysłane jako zadanie / zadanie, które Twój system e-mail nazywa. Z terminem. Być może jest jakiś problem kulturalny firmy związany z wysłaniem zadania, ponieważ nie wydaje się, że jest to przyjemne pytanie, ale bardziej jak wydawanie zamówienia. Nie powinno tak być, ponieważ odbiorca może odrzucić żądanie (co byłoby w twoim przypadku plusem) i ustalić inny czas.

Zaproszenia na spotkanie są elementem kalendarza. Jest to szczególnie bolesne, gdy ktoś pyta, czy możesz umówić się na spotkanie, a on nie określa ram czasowych i jest kopniakiem w brzuch, gdy ma dostęp do kalendarza.

Po 3-4 e-mailach w jedną i drugą stronę nadszedł czas, aby odebrać telefon lub przynajmniej porozmawiać. To samo dotyczy 47-częściowego wyjaśnienia czegoś, czego nie muszę archiwizować w tekście.

Mówiąc o archiwizacji. Dlaczego otrzymuję e-maile o kliencie, które trafiają tylko do „mojej” skrzynki odbiorczej? Kiedy opuszczę firmę, ktoś może tego chcieć i nie dostanie mojej skrzynki odbiorczej. Mógłbym przekazać go osobie, która „może” przejąć moje konto, kiedy mnie nie będzie. Więc teraz muszę skopiować wiadomość e-mail do jakiegoś systemu dokumentów lub być jak wszyscy inni i mieć 50 folderów, które mogą wysłać jeden dla każdego klienta i przeciągnąć go tam. A kiedy mnie nie ma, jakiś biedny frajer może przeglądać wszystkie te foldery i nadal otrzymywać spam wysyłany na mój stary adres e-mail (Szczerze mówiąc, nie odwiedziłem tej strony z pornografią).

Kiedy wiadomość e-mail od BigBoss@OurMostImportantClient.com, musi dotrzeć do jakiegoś centralnego miejsca, aby każdy, kto musi się do niej dostać teraz lub w przyszłości, może ją otrzymać. Jeśli to bezpośrednio do MyBigBoss, może nie. Ale powinien mieć możliwość kierowania ważnych wiadomości e-mail od klientów i partnerów biznesowych.

Wiki i SharePoint oraz aplikacje rynku pionowego, które zawierają zarządzanie kontaktami, są fajne, ale nie obsługują poczty e-mail. Ktoś musi posprzątać ten bałagan, dopóki go nie pozbędziemy.

Niestety, odpowiedź na twoje pytanie jest gdzieś tam. Podobnie jak nasz system e-mail.

Musi być lepszy sposób i na pewno nie jest to Twitter.

• Zadbaj o to, by Twoja wiadomość była krótka i zwięzła.
• Preferuj listy wypunktowane zamiast prozy w stylu akapitowym.
• Poznaj swoich odbiorców (tj. Unikaj technicznego żargonu, rozmawiając z nie-programistami).
• Korzystaj z poczty elektronicznej oszczędnie.
  • Jeśli nadmiernie się komunikujesz, ludzie cię przestroszą.

Posługiwanie się konkretnym przykładem za pomocą wybranego mechanizmu śledzenia błędów jest, jak powiedzieli inni, prawdopodobnie lepszym rozwiązaniem. To powiedziawszy, twoje szersze pytanie dotyczące komunikacji e-mailowej zasługuje na bliższe przyjrzenie się.

• Biorąc pod uwagę, że twoje e-maile są tak jasne, jak twierdzisz (i nie mam powodu, aby wątpić w to na podstawie twojego bardzo jasno wyrażonego tutaj pytania)
• A ponieważ ludzie potwierdzają otrzymywanie i czytanie wspomnianych wiadomości e-mail
• A biorąc pod uwagę, że nie jest to odosobnione ani rzadkie zjawisko
• Wątpię więc, czy problemem jest jasność twoich e-maili.

Wydaje się, że tak samo podejrzewasz, gdy pytasz: „Może coś jest nieodłącznego w środku wiadomości e-mail, co nie jest skuteczne w tego rodzaju komunikacji?” Ale wątpię, czy odniesiesz sukces w jakimkolwiek innym medium. Podejrzewam, że źródło twojej frustracji jest bardziej prawdopodobne w relacjach z zespołem.

Wydaje mi się, że ludzie w twoim zespole nie traktują cię poważnie i to jest szerszy problem, niż można rozwiązać poprzez zmianę medium lub stylu komunikacji. Jeśli chcesz, aby Twoja komunikacja była traktowana poważnie, musisz znaleźć powody, dla których nie jesteś traktowany poważnie, i naprawić je. Istnieje wiele możliwych czynników, które mogą być przyczyną braku szacunku (jesteś nowy, młody, kulturowo odmienny, niesprawdzony lub w przeszłości się myliłeś) i każdy z nich wskazywałby na inne podejście do naprawy. Różne zespoły reagują różnie na różne typy osobowości. Więc nie znając więcej szczegółów, waham się udzielić porady, jak przejść stąd.

Gdyby to był film więzienny, sugerowałbym, abyś znalazł największego faceta w drużynie i skoczył go. Zdobycie szacunku zespołu programistów może być trudniejsze (choć generalnie istnieje mniejsza szansa na wylądowanie w szpitalu).