Jakie metody są dostępne, aby pokazać kolegom zalety rozwiązania bazodanowego + aplikacji nad programem Excel?

Pracuję w firmie, w której wszędzie są arkusze kalkulacyjne Excel. Ponieważ moi koledzy nie są programistami, jestem pewien, że nie zastanawiali się, że może istnieć lepszy / łatwiejszy / bardziej produktywny sposób zarządzania ich danymi. Oczywiście opowiadam się za aplikacją, która może wykorzystać funkcje, które można znaleźć w relacyjnych bazach danych i interaktywnych interfejsach, dostosowane do potrzeb różnych przepływów pracy obecnie dystrybuowanych w różnych arkuszach kalkulacyjnych.

Problem polega na tym, że próbowałem wyjaśnić zalety takich systemów różnym stronom, ale nie napisałem ich od podstaw, ale trudno mi je przekonać, a nawet po prostu wystawić na zieloną trawę. Ludzie w ogóle rozumieją Excela (nawet jeśli nie są zaawansowanymi użytkownikami), ale być może rozmywają się, gdy pojawia się słowo „baza danych” lub zaczynasz mówić o „kodzie”.

Czy ktoś może zasugerować metodę z dowodami na usprawnienie przepływu pracy poprzez przejście z arkuszy kalkulacyjnych do rzeczywistej aplikacji?

Kiedy ludzie zarządzają danymi, istnieją trzy zasadniczo różne sposoby na zwiększenie wartości:

1. Przetwarzanie danych
2. Przechowywanie i wyszukiwanie
3. Przekazywanie i udostępnianie.

W przypadku obliczeń na poziomie prostej arytmetyki nie można pokonać programu Excel. Nawet jeśli jesteś doświadczonym programistą, możesz zbudować arkusz kalkulacyjny w ułamku czasu potrzebnego na napisanie i debugowanie programu komputerowego. Możesz nawet pogrupować dane w tabele i korzystać z funkcji wyszukiwania, aby uzyskać niektóre korzyści, które uzyskasz dzięki zapytaniom. Tabela przestawna i funkcje wykresów sprawiają, że podsumowanie danych jest proste i łatwe.

Do przechowywania i pobierania na poziomie pliku / dokumentu Excel jest tak samo przydatny jak MS Word lub MS Access. Do wyszukiwania na poziomie zapytań SQL MS Access działa o wiele lepiej niż Excel, chociaż Access jest poważnie ograniczony, ponieważ będziesz wiedział, czy kiedykolwiek porównałeś Access z DBMS o sile przemysłowej.

W przypadku udostępniania danych Excel jest niezwykle prymitywny. Większość sklepów, które przyjmują Excel przez zarażenie, ma w tym momencie kłopoty. Twoje pytanie sugeruje, że tak jest w twoim sklepie.

Istnieje kilka problemów z wprowadzaniem baz danych w miejscu, które nie jest gotowe na bazy danych. Jeden jest polityczny. Ludzie, którzy podrzucają arkusze kalkulacyjne, mogą rozpoznać problem związany z całym systemem, ale są niezmiernie zadowoleni z kontroli nad własnymi niewielkimi danymi. Możesz spodziewać się oporu, jeśli spróbujesz zastąpić centralne zarządzanie i kontrolę zdecentralizowanym rozwiązaniem, które masz teraz. Część tego oporu jest uzasadniona.

Kolejny to koszt baz danych. Jak już stwierdzono w innej odpowiedzi, wady bazy danych mogą przeważać nad zaletami.

Kolejną jest wiarygodność baz danych. Ludzie, którzy umieszczają dane w bazach danych, zwykle to robią, ponieważ jest to ich praca, a może zdobycie czegoś dla siebie, na przykład złożenie zamówienia na stronie internetowej. Nie robią tego z ducha wspólnoty. Przynajmniej niewiele. Bez dobrych danych baza danych nigdy nie zyskuje wiarygodności.

Rozwiązaniem, nad którym teraz pracuję w witrynie, w której arkusze kalkulacyjne właśnie się chwytają, jest zbudowanie prototypowej bazy danych w MS Access. Ma to wyraźną wadę: ludzie mogą nauczyć się złych danych na temat baz danych, czego będą musieli się nauczyć na późniejszym etapie ewolucji. Uważam również, że brakuje w raportach funkcji Access. a jeśli myślisz o równoczesnych użytkownikach, musisz myśleć poza Access, chociaż Access robi postępy w tym zakresie.

Podobają mi się trzy rzeczy związane z Access: wytwarzanie prymitywnych prototypów jest proste, szybkie i tanie. Nie ma prawie żadnej krzywej uczenia się, zwłaszcza jeśli znasz już analizę danych i skład tabeli.

Po drugie, jest mniej onieśmielające niż duży scentralizowany system DBMS. Gdy użytkownicy są pokazani, jak otworzyć tabelę dostępu w widoku tabeli, po prostu klikając na nią, tracą strach przed tabelami. A fakt, że pojedynczy plik przechowuje dane, definicje danych i aplikację, ułatwia ludziom, którzy nie myślą w kategoriach systemowych.

Po trzecie, gra dobrze z Excelem i Wordem. kopiowanie tabeli lub zapytania do arkusza kalkulacyjnego Excel jest tak proste, jak kliknięcie przycisku.

Zanim udało mi się dojść do tego punktu, musiałem przezwyciężyć nieco snobistyczne podejście do Access. To nie jest SQL Server ani Oracle. Ale ma swoje zastosowania, o ile rozumiesz ograniczenia

Powiedziawszy to wszystko, nadal będziesz musiał stawić czoła monumentalnemu zadaniu, gdy przyjdzie czas, aby przenieść swój sklep z wielu małych baz danych Access do jednej zintegrowanej bazy danych na dużą skalę, z profesjonalnym zarządzaniem i wspólnymi zasobami.

Chciałbym dodać kilka pomysłów / przemyśleń do ładnej odpowiedzi @ WalterMitty.

Ma rację, ponieważ tak naprawdę zależy to od celu plików Excela. Dodałbym jednak, że jeśli zawierają one złożone reguły ORAZ dane, można pomyśleć o wykorzystaniu mocy silników reguł. Zasady silniki takie jak Drools , OpenRules lub tabletek OpenL pozwalają na wykorzystanie plików Excel do przechowywania reguł biznesowych oraz (przynajmniej dla Drools że wiem), aby zaktualizować te zasady on-the-fly.

Jest to doskonały sposób dla osób nastawionych na biznes, aby zachować kontrolę nad swoim ... biznesem i odpowiednio oddzielić firmę od bazy danych, która jest twoją pracą lub przynajmniej działem IT. Myślę, że ludzie biznesu zgodziliby się, że przechowywanie, konserwacja i tworzenie kopii zapasowych powinny być zdjęte z ich ramion. Powinieneś ich trochę przestraszyć częścią zapasową:

• Co by się stało, gdyby dysk twardy faceta nagle umarł?
• Co by się stało, gdyby plik został uszkodzony, usunięty, przypadkowo zresetowany?
• Jeśli przeprowadzimy migrację do programu Excel 2013 z programu Excel 2007, czy wszystko będzie w porządku?

Teraz, jeśli pójdziesz tą drogą, pomyśl również o tym, że jeśli dodasz bazy danych, Twoim zadaniem będzie utrzymanie ich zdrowia i integralności. Oznacza to, że powinieneś wymyślić sposób lub przygotować infrastrukturę IT do przechowywania kopii zapasowych danych. Chociaż nie jest tak zaawansowany jak bazy danych Oracle czy IBM, Microsoft Access może tworzyć kopie zapasowe (choć nie jestem pewien, czy można to zautomatyzować).

Wreszcie, jeśli zaakceptują, nie zapominaj, że potrzebowałbyś kogoś do analizy danych biznesowych, stworzenia bazy danych, przygotowania planu migracji, umożliwienia przedsiębiorcom przesłania planów ewolucji itp. W zależności od ilości danych, może to być projekt informatyczny o określonym rozmiarze i najprawdopodobniej będziesz za niego odpowiedzialny . Przygotuj się! :-)

Kiedy próbujesz przekonać ludzi o zaletach korzystania z innego systemu, powinieneś unikać próby przekonania ich.

Wiem, że to brzmi bardzo dziwnie.

Ale mam na myśli to:

Ludzie lubią korzystać z obecnego systemu. To działa na nich. Jest łatwy w użyciu i szybko wprowadza zmiany. Aby przekonać ludzi do korzystania z innego systemu, traktuj ich jak osoby dorosłe:

Przedstaw zalety i wady programu Excel oraz podejście oparte na bazie danych. Wyjaśnij krótko i długoterminowe konsekwencje każdego z nich. Jeśli możesz wymienić wszystkie zalety BOTH i nadal nakłaniać ludzi do zmiany, to wystarczająco przekonująco argumentujesz. Kluczem jest pozwolenie, by THEM podjął decyzję, że podejście do bazy danych jest lepsze na podstawie przedstawionych faktów i koncepcji.

Problem, jaki mieliśmy, polegał na różnych arkuszach programu Excel o różnych celach, ale z tymi samymi kontaktami. Następnie, gdy kontakt zmienił adres, trudno byłoby zsynchronizować cały program Excel, a chociaż ich adres został zmieniony w arkuszu programu Excel 1, nadal otrzymywał pocztę, ponieważ arkusz programu Excel 2 nie był aktualizowany.

Rozwiązaliśmy to dzięki centralnej bazie klientów.

Pracowałem dla organizacji, która miała wszędzie arkusze kalkulacyjne, głównie dlatego, że zasoby IT były beznadziejnie przeciążone. Gdyby to było możliwe, przenieśliby to do aplikacji - po prostu nie było to możliwe.

Jedną z rzeczy, które zrobiłem po odejściu z tej organizacji, było stworzenie narzędzia do generowania programów do konserwacji tabel C # / SQL Server z arkuszy kalkulacyjnych Excel. Zakłada się, że nagłówek kolumny to nazwa kolumny do celów budowy tabeli i etykietowania pól. Jest to jednak prymitywny instrument. W końcu przyzwyczaił się do rzeczy, które nie mają nic wspólnego z programem Excel.

Problemy, które napotkaliśmy na kilka kategorii:

• Walidacja: gdy reguły walidacji są skomplikowane, ludzie muszą zachować procedury w głowie. Możliwe jest zaprojektowanie arkusza kalkulacyjnego z użyciem wyrażeń „jeśli” w dowolnym miejscu, o ile ludzie rozumieją, jak one działają.

• Udostępnianie: jak wskazano w innym miejscu, jeśli arkusz kalkulacyjny udziału sieciowego jest otwarty do odczytu / zapisu, inni użytkownicy mogą tylko czytać. Nie byliśmy w momencie, w którym moglibyśmy otworzyć arkusz kalkulacyjny w trybie współpracy. To była kolejna rzecz, z którą ludzie IT nie mogli wtedy sobie poradzić.

• Spójność schematu: w sytuacji, w której się znajdowałem, mieliśmy arkusz kalkulacyjny dla każdego stanu: format był wspólny, ale stan według danych stanu przesyłany był w osobnych plikach. Jeśli ktoś twórczo wykorzystał kolumnę, wszyscy musieli zgodzić się na to użycie, co nie zawsze było zapewnione.

Arkusze kalkulacyjne były zawsze w udziale sieciowym, a kopie zapasowe serwera były tworzone co noc, więc nic z tego nie stanowiło problemu. Istniała również wyraźna możliwość przypadkowego wysłania jednego z nich do miejsca docelowego, do którego nie należy. Podczas gdy prawdopodobieństwo rzeczywistej szkody było w tym przypadku niewielkie, organizacja była taka, w której „dawanie przykładu” było kluczowe dla jej wiarygodności. Tego rodzaju bałagan byłby zawstydzający.

Zobaczyłem reklamę na Craigslist, gdzie ktoś potrzebował „Excel Guru”. Przekazałem to znajomemu, który był między stanowiskami, i stwierdził, że firma ma system szacowania kontraktów budowlanych działający w lokalizacjach w całym stanie. Ktoś tutaj dowolnie udokumentował system, aby „sprawić, by działał bardziej w swoim stylu”. Czymkolwiek był ten styl, spowodował wiele szkód. Spędził kilka dni naprawiając go. Prawie nie oddał pracy i zarabiał, więc oddzwonili do niego, żeby naprawić inny w innym mieście. Ta sama historia: ktoś arbitralnie „naprawił” to, co chciał. Ten był jeszcze gorszy.

Skomplikowane systemy takie jak ten muszą być „poza zasięgiem” dostosowywania ad-hoc.