Bardzo trudno jest pracować w warunkach „gotowości, strzału, celu”. Brzmi dla mnie tak, jakbyś otrzymywał wymagania od bardzo niepewnej osoby, której opinia zmienia się za każdym razem, gdy wyżej postawiona osoba sugeruje pomysł koncepcyjny.
W tego rodzaju sytuacjach uważam, że warto czekać NAJMNIEJ godzinę na odpowiedź na e-maile. (Zignoruję te teksty, chyba że SMS-y znacznie zastąpiły e-maile przez całą organizację.) Być może przeczytaj je, ale nie odpowiedz. W ten sposób możesz poświęcić czas na skupienie się na faktycznej pracy, którą musisz wykonać, a nie na dyskusji o przypadkowych pilnych sprawach, które jutro mogą stać się nieistotne, a nawet o dwóch lub trzech e-mailach później. W mojej ostatniej pracy, jeśli coś było NAPRAWDĘ pilne, ktoś przyszedłby ze mną porozmawiać osobiście, zakładając, że nie widziałem jeszcze e-maili (jeśli pracujesz zdalnie, rozmowa telefoniczna z faktyczną rozmową dwukierunkową może być odpowiednik).
Gdy rozmawiasz twarzą w twarz lub rozmawiasz przez telefon, dobrze jest powtórzyć to, o co prosi dana osoba, a następnie zadać pytania dotyczące nowych wymagań i priorytetu. „Jeśli dobrze rozumiem, mówisz, że powinniśmy przestać pracować nad bieżącym najwyższym priorytetem X, a teraz skupić się na priorytecie minuty Y. To duża zmiana. Czy możesz wyjaśnić zmianę w firmie? Może potrzebuję więcej informacji praca, a nie tylko zmiana interfejsu użytkownika. Czy będą zmiany w innych procesach biznesowych, takich jak fakturowanie lub inwentaryzacja (na przykład)? Czy spodziewasz się, że te nowe elementy danych pojawią się we wszystkich raportach miesięcznych? ” Przydatne jest również powiedzenie czegoś, co brzmi: „Rozumiesz, że jeśli będziemy kontynuować ten nowy wysiłek, opóźni to wydanie Bieżącego najwyższego priorytetu X o co najmniej (tydzień, miesiąc,
Jeśli jest to nagły wypadek, wnioskodawca powinien być w stanie odpowiedzieć na tego rodzaju pytania lub natychmiast skierować Cię do kogoś, kto mógłby. Jeśli nie jest to nagły wypadek, ten rodzaj rozmowy zmusi osobę żądającą zwolnienia i określi, jak ważna jest zmiana, biorąc pod uwagę, że musi ona uzyskać więcej informacji. Często widzą, że to, co jest już w potoku, jest ważniejsze, a przynajmniej nie warte zatrzymania, a nowe żądanie może znaleźć się na liście.
Jeśli okaże się, że zmiany są konieczne, uznam za użyteczne spisanie żądanych informacji i zrozumienie zmian w wiadomości e-mail, a następnie wysłanie ich do pierwotnego wnioskodawcy z pytaniem, czy zgadzają się na zakres zmiany, ponownie, jako wyjaśnienie. W ten sposób napisałeś dokumentację dotyczącą tego, co należy zrobić i dlaczego została o to poproszona, na wypadek, gdyby pojawiło się cokolwiek, dlaczego nie pracujesz już nad bieżącym najwyższym priorytetem X, lub musisz wyjaśnić, dlaczego nie upłynęły pierwotne terminy do spełnienia
Mam nadzieję, że powinno to poprawić relacje z wnioskodawcą, ponieważ demonstrujesz swoją wiedzę i upewniasz się, że pracujesz nad tym, czego chcą, ale jesteś uczciwy w kwestii tego, co trzeba zrobić, aby wprowadzić zmiany. Pytając o prośbę szczegółowo, widzą, że myślisz z wyprzedzeniem i zastanawiają się nad rzeczami, których pierwotnie nie mieli.