Radzenie sobie z trudnymi lub nieoczekiwanymi pytaniami technicznymi na spotkaniach [zamknięte]

W zależności od projektu, nad którym pracuję, może być wymagane uczestnictwo w większej liczbie spotkań z wewnętrznymi interesariuszami lub zarządzanie techniczne w firmach klientów.

Podczas tych spotkań nieuchronnie pojawi się kilka pytań, które:

• Nie masz odpowiedzi na.
• Nie pomyślałeś z tego czy innego powodu.
• Uważasz, że nie ma znaczenia lub jest całkowicie poza zakresem obecnego spotkania.

Jak w każdym przypadku odpowiadasz na te pytania? Wszelkie wskazówki lub porady dotyczące zachowania autorytetu przy zachowaniu uczciwości?

a) Odpowiem na to pytanie od osoby odpowiedzialnej za ten obszar projektu i skontaktuję się z Tobą w ciągu najbliższych dwóch dni

b) To dobra uwaga, dziękuję za podniesienie jej. Nie zastanawiałem się nad tym aspektem, ale zrobię to i skontaktuję się z Tobą w ciągu najbliższych dwóch dni

c) Co tak naprawdę masz na myśli, ponieważ wydaje się, że nie pasuje to do mojego zrozumienia projektu.

Jasne, tylko przykłady, ale jeśli przeczytasz ich znaczenie, chodzi o zarządzanie ich oczekiwaniami i sprawienie, by poczuli się częścią tego procesu. Znany również jako asertywny.

Wspomniałeś o trzech rodzajach pytań:

a) nie znasz odpowiedzi na: Powiedz im, że nie znam odpowiedzi, ale że znajdziesz odpowiedź. Następnie zapisz swoje pytanie / problem i szybko do nich wróć.

b) nie pomyślałeś z tego czy innego powodu: Powiedz im, że to ciekawy pomysł. Następnie zapisz to i śledź szybko.

c) uważasz za nieistotne lub całkowicie poza zakresem obecnego spotkania: Ta odpowiedź jest bardziej złożona. Jeśli nie ma to znaczenia dla całego projektu, spróbuj delikatnie powiedzieć, że nie jest to powiązane. Ale rób to ostrożnie, ponieważ nie wiesz, dlaczego to wychowują. Jeśli dotyczyło to projektu, ale nie było związane ze spotkaniem; powiedz im, że przekażesz to właściwej osobie. Następnie zapisz to i śledź szybko.

W miarę zdobywania doświadczenia w projekcie problemy ze wstydem znikną. W miarę zdobywania doświadczenia w pracy lepiej radzisz sobie z tego rodzaju pytaniami.

Zdarza się to każdemu od czasu do czasu, bez względu na to, jak doświadczony lub przygotowany. Uczciwość jest najlepszą polityką w takich sytuacjach, co oznacza, że ​​nie masz odpowiedzi. Na dłuższą metę będziesz o wiele bardziej wiarygodny niż jeśli spróbujesz przez to blefować.

Szczegółowe pytania:

(a) Jeśli nie znasz odpowiedzi, zamiast tylko wzruszać ramionami, ważne jest, aby zapewnić ludziom, że rozumiesz, o co pytają, i że możesz odejść i się dowiedzieć. Możesz podać harmonogram i pewne wyobrażenie o pracy, jeśli może to wymagać ciężkiego podnoszenia.

(b) Jeśli nie zastanawiałeś się nad tym, znowu, jest w porządku. Tak jak powyżej, po prostu daj im znać i wróć do nich.

(c) Jeśli uważasz, że pytania są nieistotne, powinieneś ogólnie mówić taktownie o tym, dlaczego tak jest; całkiem możliwe, że nie zdawali sobie sprawy, że to nie ma znaczenia. Jeśli współpracujesz z profesjonalistami, zaakceptują to, że nie ma znaczenia, jeśli dostarczysz dowody / uzasadnienie, a sprawdzając je, możesz odkryć, że jest to istotne.

Powyższe sugestie są zdecydowanie świetne i działają dobrze w większości kontekstów. Podobnie jak inni respondenci wskazali, że tak się stanie - zwłaszcza jeśli przedstawiasz pomysły inteligentnym ludziom i szukasz ich krytyki lub informacji zwrotnej (na przykład, próbując zebrać fundusze na rozpoczęcie działalności).

Jakkolwiek odpowiadasz, chcesz osiągnąć kilka rzeczy:

• Zachowaj wiarygodność i autorytet dla swojego tematu / klientów (oznacza to również nie wytwarzanie lub wymyślanie rzeczy, o których tak naprawdę nie wiesz, że nie jesteś pewien)
• Potwierdź ich odpowiedź (aby czuli się słyszani i rozumiani)
• Utrzymuj prezentację / spotkanie na dobrej drodze

Chociaż sugestie są zdecydowanie pomocne, świetny wzór tego pytania działa w następujący sposób:

1. Ponownie zadaj pytanie i upewnij się, że rozumiesz, o co pytają i dlaczego (ponieważ czasami nie jest to oczywiste i chcesz się upewnić, że zająłeś się ich pierwotną przyczyną). Na przykład „Dlaczego używasz [wstaw tutaj technologię] zamiast [wstaw tutaj technologię, której być może nie widziałeś]?” z tym pytaniem dobrze byłoby odpowiedzieć na pytanie (lub serię pytań), dlaczego je zadali i czy mieli doświadczenie z różnymi technologiami lub relacje z dostawcami itp. Upewnij się, że rozumiesz, o co ci chodzi i dlaczego (skoro mogą być naprawdę doświadczeni z czymś, lub po prostu słyszeli o tym z mankietu itp. - i musisz traktować każdą sytuację inaczej).
2. Uznaj „pytającego” i zadaj pytanie bez konfrontacji - tzn. „To świetne pytanie…” lub „To interesująca perspektywa .....”
3. Zidentyfikuj, w jaki sposób planujesz podjąć działania następcze: „pozwól, że skontaktuję się z Tobą w wiadomości e-mail” (a) lub „… to zdecydowanie temat do dalszego rozważenia, ale zastanówmy się na razie, a być może Mogę o tym dyskutować offline ”. (b) lub „… to dobra uwaga, ale ponieważ celem spotkania jest {wstaw tutaj}, przejdźmy teraz, ale możemy do tego wrócić, jeśli czas na to pozwoli”.

Zasadniczo zrozumienie „dlaczego” pytają o coś, pomoże ci wybrać najlepszą kontynuację i upewni się, że czują się słyszani i rozumiani.

• Nigdy nie improwizuj ani nie wymyślaj faktów, których nie znasz lub nie jesteś odpowiednio przygotowany do podania. Pytania, na które nie możesz odpowiedzieć, poproś o powrót po sprawdzeniu.
• Jeśli coś jest poza zakresem bieżącej dyskusji, powiedz to i zasugeruj, że możesz porozmawiać o tym z tą osobą po spotkaniu
• Zawsze zapraszaj ludzi do wysyłania pytań przed spotkaniem, dając ci możliwość przygotowania odpowiedzi. Jeśli organizujesz spotkanie, upewnij się, że masz wcześniej wysłany porządek obrad (może to być tylko kilka wierszy, pod warunkiem, że opisuje ono spotkanie).
• Jeśli nie organizujesz spotkania, poproś organizatora o dostarczenie porządku obrad, chyba że zostanie on opublikowany.

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​jedną z najczęstszych przyczyn dyskusji poza zakresem lub pytań, na które nie jesteś przygotowany, są spotkania bez planu. Zawsze domagaj się, aby spotkanie miało jasny plan. Jeżeli spotkanie ma wydać decyzję w sprawie czegoś, należy to wyraźnie wskazać w porządku obrad, i powinno to zostać odzwierciedlone (i potwierdzone) w protokołach lub notatkach wysłanych po spotkaniu.

Jeśli ludzie nalegają na zwołanie spotkań bez porządku dziennego, porozmawiaj o tym z nimi i zasugeruj, że przy jednym z nich będzie to znacznie bardziej efektywne. Jeśli to nie zadziała, powiedz to swojemu szefowi z motywacją, że twój czas jest marnowany nieefektywnie. Jeśli uważasz, że możesz sobie z tym poradzić (bez wielu złej woli), zacznij od razu rezygnować z spotkań bez planu. Musiałem uciekać się do tego kilka razy, kiedy sprawy wymknęły się spod kontroli.

Nie widziałem tego wspomnianego, ale najgorsze, co możesz zrobić, to spróbować je BS. Zawsze można uczciwie odpowiedzieć:

a) nie znasz odpowiedzi na
Odpowiedź: „Nie wiem, ale się dowiem”

b) nie pomyślałeś z tego czy innego powodu
Odpowiedź: „Temat nigdy nie pojawił się. Przeprowadzę badania i skontaktuję się z Tobą”

c) uznajesz za nieistotne lub całkowicie poza zakresem obecnego spotkania
Odpowiedź: „Powinniśmy omówić to na innym spotkaniu”