Jak sprawić, by e-maile były krótkie, ale pełne? [Zamknięte]

Jestem dziwnym deweloperem, który lubi pisać i wyjaśniać - e-maile, specyfikacje, nazywacie to. Lubię pomagać ludziom w głębokim zrozumieniu. Nienawidzę komunikacji ping-pongowej, w której grupy przeglądają 30 lub 40 e-maili, rozmów telefonicznych i spotkań, ponieważ 25% grupy źle zrozumiało poprzedni przekreślony e-mail, w którym pisarz tylko w połowie wyjaśnił swoją pozycję lub spieszył się i źle napisał słowo krytyczne lub pominąć przeczenie lub dwa.

Ta cecha doskonale nadaje się do dokumentacji, ale moje e-maile są długie, więc ludzie po prostu ich nie czytają. Kilka strategii, których użyłem, to formatowanie długich wiadomości e-mail jako załączonych dokumentów Worda, aby zachęcić ludzi do przeglądania ich jako dokumentacji (czasami zadziwiająco dobrze działa) lub próbowania użycia większej liczby wypunktowań zamiast wolnych akapitów. Strategie te zwiększają czytelnictwo, ale treść jest wciąż długa.

Oczywiście chcę krzyczeć i krzyczeć, że skomplikowane tematy techniczne wymagają wielu wyjaśnień i wyjaśnień, ale to nikomu nie pomaga. Oczywiście można dokonać kompromisów, ale trudno mi uzasadnić stwierdzenia, które są niejasne lub które spowodują powstanie miliona pytań, nieporozumień lub późniejszych „warunków”.

Jak utrzymujesz krótką, ale kompletną komunikację?

Streszczenie:

Umieść najważniejsze fakty na górze, a następnie rozwiń poniżej.

Detale:

Kiedy mam długi e-mail techniczny, który, jak obawiam się, straci połowę odbiorców, staram się umieścić krótkie, dokładne „streszczenie” na górze i zamieścić pełne szczegóły techniczne poniżej. Pomaga również selektywne stosowanie pogrubienia lub podkreślenia.

Skoncentruj się na tym, co próbujesz przekazać. Czy każde użyte słowo pomaga przekazać wiadomość?

Staraj się unikać przymiotników . Unikaj rantowania lub nadmiernego wyjaśniania. Używaj możliwie najbardziej zwięzłych fraz - nie próbuj brzmieć imponująco, używając długich słów i skomplikowanych fraz tam, gdzie istnieje prostsza opcja. Unikaj dziwnych słów.

Przeczytaj „ O pisaniu ” Stephena Kinga.

Używam mniej słów, co wydaje się całkiem dobrze wykonywać tę pracę.

poważnie, choć ...

Spróbuj wyjaśnić tylko istotne rzeczy, na przykład „załaduj plik” zamiast szczegółowo omawiać, w jaki sposób ładujesz plik i sprawdzając, czy występują błędy, itp. Itd.

• Gdziekolwiek możesz, połącz z istniejącym odniesieniem, gdy potrzebne jest długie wyjaśnienie, zamiast dołączać całe wyjaśnienie w wiadomości e-mail.
• Zastanów się, co odbiorca chce zrobić z informacjami, i podaj mu dokładnie tyle, aby to zrobić. Większość niehakerów nie chce wiedzieć nic więcej, niż musi wykonać swoje zadanie, a każdy, kto potrzebuje więcej, zapyta cię.
• Zasadą ogólną jest, że w przypadku niehakerów wszelkie wiadomości e-mail na jednej wydrukowanej stronie (około 600 słów) są zbyt długie. Obniż liczbę słów lub prześlij większość do linku, do którego możesz się odwoływać, lub dokumentu, który możesz załączyć. Na przykład 2000 słów dokumentacji powinno stać się instrukcją, do której prowadzi link lub który dołącza się do wiadomości e-mail. Ułatwia to aktualizację dokumentacji i kontrolę poprawek!

Przeczytaj elementy stylu Strunk & White

Cytuję: „Energiczne pisanie jest zwięzłe. Zdanie nie powinno zawierać niepotrzebnych słów, akapit nie zawiera niepotrzebnych zdań, z tego samego powodu, dla którego rysunek nie powinien mieć niepotrzebnych linii, a maszyna nie ma niepotrzebnych części. Nie wymaga to, aby pisarz robił wszystko jego zdania są krótkie lub że unika wszystkich szczegółów i traktuje poddanych tylko w zarysie, ale to każde słowo mówi ”.

Moja ulubiona linia: „Pomiń niepotrzebne słowa”.

Napisz zwięzłą wiadomość, a jeśli uważasz, że ludzie mogą chcieć szczegółów, podaj hiperłącza do zewnętrznych stron Wiki z Wikipedii, eHow, a nawet stron napisanych przez ciebie.