Nadużycie poczty e-mail w programie Outlook - przewodnik po etykiecie e-mail?

Spędziłem dużo czasu na przeprowadzaniu migracji poczty dla firm, które albo bardzo mało zajmowały się informatyką, albo nie miały pełnoetatowego personelu do obsługi typowych problemów. W rezultacie zasady dotyczące korzystania z poczty e-mail i najlepszych procesów nigdy nie zostały ustanowione. Użytkownicy końcowi w tych środowiskach są nietechniczni i mają tendencję do przeciwstawiania się zmianom.

Zdecydowanie rozumiem mechanizmy zmiany / przenoszenia / aktualizacji platform pocztowych. W większości przypadków pomagam firmom w przejściu z POP3 lub IMAP opartego na Linuksie na Microsoft Exchange. Ten rodzaj ruchu ujawnia wiele złych nawyków użytkownika.

Moje obawy nie dotyczą wyłącznie miejsca na dysku związanego z problemami z gromadzeniem wiadomości e-mail, które napotkałem w przeszłości ; zawsze jest jeden w każdej firmie . Chodzi o problemy i nadużycia, które często widzę, gdy współpracuję z konkretną firmą.

Podczas ostatniej migracji widziałem:

• Użytkownicy, którzy CC:sami na każdym e-mailu (prawdopodobnie jako sposób na śledzenie wątków wiadomości?).

• 300 megabajtów wiadomości w folderze Elementy wysłane ?!?

• Ludzie, którzy wysyłają potwierdzenia programu Outlook do każdej wychodzącej wiadomości.

• Użytkownicy, którzy utrzymują podfoldery dla każdego kontaktu, z którym korespondują. Czasem ręcznie. Czasami z bardzo złamanymi zasadami po stronie klienta.

• Nadorganizacja podfolderów . (niektóre foldery zawierające tylko jedną wiadomość).

• Podfoldery pod skrzynką odbiorczą (nie jestem pewien, czy jest to zła praktyka, ale wydaje się niewłaściwa).

• Bezpłatne korzystanie z flag priorytetowych. Wszystko ma duże znaczenie !!

• Ponad 4 lata wiadomości e-mail w folderze Elementy wysłane .

• 25 000 lub więcej elementów w Odebranych (z dużym odsetkiem nieprzeczytanych).

• 15 000 lub więcej wiadomości w folderze Elementy usunięte .

• Użytkownik z 24 000 pozycji w swoim folderze Wersje robocze ! (wynik niewłaściwie zastosowanej reguły po stronie klienta).

• Auto-archiwa wyrastają spod kontroli.

Jak to się stało?

• Czy e-mail jest stosunkowo nowy, a użytkownicy nie mają wiedzy o tym, jak z niego dobrze korzystać?
• Czy jest to problem z interfejsem użytkownika, w którym folder Elementy usunięte jest po prostu jednym kluczem ?
• Czy administratorzy nie starają się delikatnie poprawiać działań?
• Jeśli użytkownicy mają problemy z podstawową pocztą e-mail, jak mogę sprostać wyzwaniu, jakim jest nauczenie ich o odpowiedziach poza biurem i jak pracować z kalendarzem grupowym (łyk)?

Moje pytanie brzmi, czy istnieje standardowy zestaw wskazówek dotyczących zarządzania pocztą e-mail? (nawet broszura?)

Problemy z edukacją użytkowników spowalniają te wdrożenia, ponieważ zmieniam przepływ pracy, do którego dotarli ludzie na różne sposoby. A kiedy wpływa to na ludzi na wszystkich poziomach / rolach organizacji, wydaje się, że nie ma żadnego standardu.

Takie sytuacje wynikają z kilku czynników:

• Brak sformalizowanej edukacji na temat korzystania z poczty
• Oparta na mądrości ludowej transmisja typowych zadań, takich jak reguły urlopowe i sposób konfigurowania automatycznych filtrów
• Brak bólu za brak usunięcia

W dzisiejszych czasach nie jesteśmy w miejscu, w którym większość ogólnej siły roboczej ma do czynienia z pocztą elektroniczną przez całą swoją karierę, ale to się udaje. Ale zdecydowanie przekroczyliśmy próg 50% dla osób, które radziły sobie z tym od ponad dekady, więc nadal istnieje wiele złych praktyk.

Ostatnie środowisko Exchange, w które byłem zaangażowany, miało wszystkie te problemy. Niektóre z nich wynikały z pewnej mniejszości, która nalegała na interfejsy inne niż Outlook do Exchange, które miały ... skutki uboczne. Niektóre z nich były wynikiem przypadkowego wymachiwania, dopóki nie wyglądały dobrze, a potem pozostawione same sobie przez pięć lat.

Zarządzanie pocztą e-mail jest bardzo osobistą sprawą, a The Man został zmuszony z wysoka do złożenia sprawy tylko dlatego, że jakaś głupia broszura powiedziała, że ​​tak powinno być, nie jest ciepło spotykany. W środowiskach z bardzo małymi limitami skrzynek pocztowych powstają pliki PST o nietypowym rozmiarze, które wyglądają jak przykład zbyt wielu folderów.

Gdzie spędzaliśmy trochę czasu na edukowaniu użytkowników, znajdowaliśmy się w:

• Folder Elementy usunięte nie jest szafką na dokumenty. W rzeczywistości opróżnij go! Oto jak skonfigurować proces automatycznego usuwania ...
• Konfigurując regułę nieobecności, oto kilka wskazówek.
• Możesz to zrobić, gdy otrzymasz wiadomość e-mail „Twoja skrzynka pocztowa jest za duża”.

W skrócie, skupiliśmy się na obszarach bólu. Nie obchodziło nas, czy użytkownik utworzył jeden folder dziennie, aby umieścić dzienną korespondencję, czy po prostu zostawił to wszystko w Odebranych i szukał, kiedy czegoś potrzebował (w stylu Gmaila!).

• Usunięte elementy W rzeczywistości mieliśmy użytkowników, którzy zrobili się dość zepsuty, gdy przeprowadziliśmy systemowy przegląd usuniętych elementów podczas migracji. Napisaliśmy więc kilka rzeczy, które zniechęcają do używania kosza na śmieci jako szafki na dokumenty.
• Zasady nieobecności Wielcy sysadmini mieli już dość zajmowania się prośbami pomocy technicznej o usunięcie źle napisanych zasad OO, więc napisaliśmy szkolenie dotyczące tego, jak skonfigurować dobrą.
• Skrzynka pocztowa za duża Mieliśmy limity pocztowe, ponieważ musieliśmy. Więc napisaliśmy dokument o tym, jak zostać. Z czasem nasze częste ulotki zmieniły sposób przechowywania poczty.

Jedyne standardy, które egzekwowaliśmy, to:

• Trzymaj skrzynkę pocztową poniżej pewnego rozmiaru (oto kilka sposobów, aby to zrobić)
• Nie denerwuj się wiadomościami OO
• Nie podawaj swojego hasła do poczty, nawet sekretarzowi. Mamy na myśli to. Oto jak delegujesz ...

Podoba mi się ta analogia Twojej skrzynki pocztowej w domu, aby spróbować poradzić sobie z „złymi” użytkownikami poczty e-mail.

Nie zostawiasz całego nieotwartego spamu w swojej skrzynce pocztowej, nie zapisujesz rachunków, zdjęcia siostrzenicy w zoo ani niczego innego. Wyjmujesz go i albo wyrzucasz, albo umieszczasz w innym miejscu do bezpiecznego przechowywania. Traktuj swoją skrzynkę e-mail, tak jak swoją skrzynkę domową.

Biorąc to pod uwagę, edukacja użytkowników i odpowiednie szkolenia mają duże znaczenie. Egzekwujemy limity skrzynek pocztowych w rozsądnym zakresie i dostosowujemy ograniczenia rozmiaru wysyłania i odbierania do Google, aby uniknąć problemów. Niezależnie od tego, zawsze będzie jeden użytkownik, który myśli, że wszystko „powinno po prostu działać” bez konieczności radzenia sobie z tym (tj. Wyczyść skrzynkę pocztową w pewnym momencie wielu lat akumulacji).