Konwertuj folder publiczny na udostępnioną skrzynkę pocztową

Ze względu na zmianę zasad firmy wszystkie istniejące foldery publiczne (PF) muszą zostać wycofane na rzecz współdzielonych skrzynek pocztowych. Niestety wydaje się, że nie mają żadnych procedur ani wytycznych dotyczących tej migracji i nie mogę znaleźć dużo w Internecie.

Do tej pory zmigrowałem jeden z naszych folderów publicznych jako rodzaj testowego przypadku. Ponieważ nadal korzystamy z Exchange 2003, nie możemy tworzyć prawdziwych współdzielonych skrzynek pocztowych, tak jak w 2007 lub 2010 roku (z New-Mailbox -Shared ...powłoką Exchange). Zamiast tego po prostu utworzyłem nowe konto w AD i przypisałem mu skrzynkę pocztową. Następnie ustawiłem uprawnienia PF tylko do odczytu, aby utrzymać go w spójnym stanie, i skopiowałem cały folder do lokalnego pliku PST w programie Outlook 2010, z którego folder został z kolei skopiowany do nowej skrzynki pocztowej. Uprawnienia i Folder Visiblezostały ustawione dla wszystkich użytkowników, a migracja powiodła się.

Chociaż to działa, cała procedura jest dla mnie bardzo hackerska i wcale nieskuteczna. Z zadowoleniem przyjmuję wkład w automatyzację lub przynajmniej usprawnienie tego procesu.

Ponadto nie jesteśmy pewni, co zrobić z naszymi folderami publicznymi z obsługą poczty. Niektóre z nich są zagnieżdżone w innych plikach PF, niektóre z nich obsługują także pocztę. Zachowanie struktury folderów jest kluczowym wymogiem i na pierwszy rzut oka wydaje się to niemożliwe. Rozważałem utworzenie fałszywych kont dla wszystkich adresów e-mail z naszych PF obsługujących pocztę, a następnie skonfigurowanie automatycznych reguł do przekazywania wiadomości do podfolderu nowych udostępnionych skrzynek pocztowych, ale nie znam wystarczająco dobrze Exchange, aby wiedzieć, czy to w ogóle możliwy.

Inne kwestie budzące niepokój to kalendarze i listy kontaktów w naszych folderach publicznych. Przypuszczam, że będę zmuszony utworzyć nowe skrzynki pocztowe dla każdego z nich, a następnie skonfigurować uprawnienia udostępniania dla ich elementów kalendarza i kontaktów, ale z przyjemnością okaże się, że się myliliśmy.

Wiem, że to stare pytanie, ale aby przekonwertować foldery publiczne na skrzynkę pocztową, wystarczy kliknąć Wszystkie foldery w Outlooku, kliknąć folder publiczny najwyższego poziomu, a następnie wyeksportować ten folder do pliku PST, upewniając się, że zaznaczono, aby uwzględnić wszystkie podfoldery.

Po wyeksportowaniu zaimportujesz go do skonfigurowanej skrzynki pocztowej.

Rozumiem potrzebę tej zmiany zasad, ponieważ Office 365 i Exchange 2013 nie obsługują folderów publicznych (AFAIK). Udostępniona skrzynka pocztowa jest akceptowanym rozwiązaniem alternatywnym i pod wieloma względami działa lepiej niż foldery publiczne (jest już włączona obsługa poczty, na przykład można skonfigurować reguły dla poczty przychodzącej dla dwóch osób i automatyczną organizację, jeśli kiedykolwiek chcesz wysłać wiadomość przychodzącą) faksy do określonego folderu wymienionych skrzynek pocztowych przy użyciu reguł poczty przychodzącej).

Nie jestem pewien, czy konwersja folderów publicznych do współdzielonych skrzynek pocztowych jest dobrym pomysłem.

Należy całkowicie wycofać foldery publiczne lub przekonwertować je na repozytoria SharePoint w celu przechowywania dokumentów / elementów. Foldery publiczne z obsługą poczty mogą nadal działać w środowisku SharePoint. SharePoint zapewnia również lepszą kontrolę i zarządzanie w porównaniu do folderów publicznych lub innych alternatyw.

Możesz pobrać bezpłatną Sharepoint Foundation i wykorzystać ją do osiągnięcia tego celu.

Dzięki współdzielonym skrzynkom pocztowym będziesz mieć do czynienia z niezliczoną liczbą problemów związanych z uprawnieniami.

Tutaj jest przewodnik na temat konwertowania folderów publicznych na SharePoint, tutaj też zrzuty ekranu i uważam, że są też dostępne narzędzia do tego.

Warto też przeczytać „zaktualizowane wytyczne” Microsoft dotyczące folderów publicznych.