Tworzysz dział IT? [Zamknięte]

Nie jestem pewien, czy jest to najlepsze miejsce, aby o to zapytać, ale naprawdę mogę skorzystać z sugestii / porad. Właśnie zostałem zatrudniony w małej firmie (10 pracowników w firmie i około pięciu poza firmą), która w zasadzie nie ma działu IT. Pierwotnie zostałem zatrudniony do pomocy w tym, co firma robi regularnie (różne rodzaje weryfikacji), ale odkąd dowiedzieli się, że mam stopień informatyki, powierzono mi zadanie stworzenia działu IT. Współpracuję teraz z programistą i muszę zorganizować całe oprogramowanie / sprzęt dla całego biura. Nie jestem pewien, jak sobie z tym poradzić. Szukam sugestii dotyczących konfiguracji, organizacji, rzeczy, o które należy prosić itp.

Kilka szczegółów:

Nasz program to PHP i Java (z tym ostatnim mam doświadczenie)

Używamy komputerów Lenovo z systemem Windows 7 i systemu telefonicznego Konnect.

Uważam, że korzystamy z zabezpieczeń iolo (ale nawet nie jestem tego pewien).

Niedawno zamówiłem kilka brakujących zszywek; nowe podkładki pod mysz, lepsze klawiatury, głośniki itp., Ale muszę pracować od podstaw z oprogramowaniem do porządkowania i mieć szafę pełną różnych. sprzęt i przewody, a także nasze serwery na stronie (naprawdę jeszcze ich nie widziałem).

Muszę również skonfigurować system przesyłania wiadomości między biurami, a także zdalne logowanie do pracy w domu. (Planuję używać logmein) Pomysły inne niż mnóstwo zamków błyskawicznych? Jaki jest twój ulubiony sposób organizowania lub najlepsze rozwiązania?

Nie wspominasz nic o budżecie, więc założę się, że najgorsze i powiem ci, jak sobie poradzę tanio. ;)

Najpierw przyjrzę się wymaganiom działu. Jakich usług oczekują od ciebie? Następnie zacznę od zastanowienia się, w jaki sposób mogę wykorzystać istniejący personel, aby pomóc mi w utworzeniu działu, ponieważ jedna osoba ma dużo pracy, aby organizować, inwentaryzować, pisać zasady i procedury itp. Więc jakie są umiejętności innych ludzi? ? Czy ktoś nie wydaje się być tak zajęty i ma świetne umiejętności organizacyjne? Hmm, wspaniale. Oddałbym je do spisu wszystkiego, co masz do dyspozycji. Jeśli nikt nie jest dostępny, jest to dla ciebie pierwsze zadanie. Dowiedz się, z czym współpracujesz i zobacz, jak najlepiej wykorzystać to, aby osiągnąć wymagania określone dla Twojego działu. Następnie opracuj plan działania,

Następnie z tym planem przekazałbym go przez korporacyjną hierarchię tylko CYA .

Rzeczy, na które patrzę w tym planie, to:

1. Czy możesz użyć dowolnego istniejącego sprzętu i oprogramowania, czy też będziesz musiał budżetować na nowe rzeczy.
2. Czy masz siłę roboczą? Jeśli nie, w jaki sposób możesz zautomatyzować różne rzeczy, abyś nie był zbyt zajęty wykonywaniem trudnych zadań.
   3. Wreszcie, jak zamierzasz połączyć ze sobą 1 i 2, aby projekt był jak najbardziej efektywny czasowo.

Zasadniczo tak bym zaczął. Następnie ułożyłem cały pozostały sprzęt w przestarzały stos i potencjalnie przydatny w przyszłym stosie i uzyskałem upoważnienie do zrzucenia przestarzałego stosu. Zaufaj mi, jeśli nie zostanie dotknięty w ciągu 6 miesięcy, nigdy się nie dotknie, a skończysz gromadzenie go, dopóki piekło nie zamarznie, aw małym środowisku biznesowym (przynajmniej z mojego doświadczenia) przestrzeń jest na wagę złota.

Po wprowadzeniu planu miej oko na to, co robisz i pytaj „dlaczego to robię?”. Wydajność jest kluczem do uzyskania sprawnego działania działu, a automatyzacja jest przydatna, jeśli masz mało siły roboczej lub jest to jednoosobowy pokaz.

Jeśli chodzi o sprzęt i systemy, których używasz, jest to czysta preferencja osobista, ale wolę korzystać z marek (takich jak telefony IP Cisco i komputery stacjonarne Dell), które mają systemy wsparcia do tworzenia kopii zapasowych. W przeciwnym razie utkniesz w podstawach działu IT. Możesz także korzystać z intranetu z systemem biletowym działów pomocy technicznej, aby ludzie nie zapychali twojego e-maila lub telefonu prosząc o pomoc.

Jeśli chodzi o systemy przesyłania wiadomości, podoba mi się kilka porządnych wewnętrznych systemów przesyłania wiadomości typu open source. Możesz przejść z Pidgin do RabbitMQ (bezpłatny również do użytku komercyjnego). Lub jako dom PHP / Java zawsze możesz zbudować własny.

Zdaję sobie sprawę, że nie jest to kompletna odpowiedź, ale mam nadzieję, że to początek i być może przydatny. Mam doświadczenie w robieniu dokładnie tego, co robisz i jestem na bieżąco w mojej obecnej firmie, która robi to tylko przy niewielkim budżecie. Uważaj, zajmie to dwa razy dłużej, niż myślisz. Myślałem, że będę gotowy do pracy za 6 miesięcy, ale po 9 miesiącach jestem w około 60% drogi!

Chodzi o kolejność, gdybym robił rzeczy:

1. Dowiedz się wszystkiego. To bez wątpienia najważniejsze kroki. Porozmawiaj z deweloperami na temat tego, co działa na serwerach i ich interakcji, przeczytaj instrukcję obsługi systemu telefonicznego i podążaj za kablami. Poproś niektórych pracowników, aby sporządzili krótką listę oprogramowania, z którego często korzystają, i poczytaj o tych programach, jeśli nie są to rzeczy, które znasz. Upewnij się, że rozumiesz, kim są dostawcy usług IT, i wiesz, kto w firmie zajmuje się tymi rachunkami i ma dostęp do tych kont. Oto najważniejsza rzecz, którą należy wiedzieć: dowiedz się, kto jest odpowiedzialny za każdy system lub go rozumie, więc jeśli go nie rozumiesz, wiesz, o kogo zapytać.
2. Zinwentaryzuj wszystko, abyś miał pojęcie o tym, co masz i czego potrzebujesz. Zajrzyj do rozwiązań inwentaryzacyjnych typu open source, takich jak Tracmor (płatna wersja SaS dostępna na tracmor.com ).
3. Przeanalizuj swoje potrzeby. Czy pracownikom brakuje komputerów? Coś się starzeje i wymaga wymiany? współpracuj ze swoimi przełożonymi, aby ustalić swój budżet i zaplanować wymianę lub zakup nowego sprzętu, aby zaspokoić potrzeby w tej chwili.
4. Dowiedz się, czy są jakieś problemy, które należy teraz naprawić. Porozmawiaj ze wszystkimi pracownikami (jeśli możesz, twarzą w twarz, nie ma ich zbyt wielu) i sprawdź, czy są świadomi jakichkolwiek problemów ze środowiskiem IT w tej chwili. Zrób plan, aby to naprawić.
5. Skonfiguruj komunikację. To mała firma, więc jest to łatwe. Upewnij się, że wszyscy pracownicy wiedzą, kim jesteś i że mogą zgłaszać problemy. Mają dla nich formalny, zarejestrowany sposób. Jeśli masz ochotę, możesz skonfigurować moduł do śledzenia biletów lub po prostu zawsze wysyłać Ci e-maile i sortować wiadomości e-mail.
6. Teraz jesteś w trakcie konserwacji. Dowiedz się więcej o systemach, spędzaj wolny czas na pogłębianiu wiedzy i uważaj na wszystko, co działa nieoptymalnie.
7. A to jest fajna część: zacznij ulepszać zasoby IT. Dowiedz się, co według pracowników może ułatwiać lub zwiększać wydajność ich pracy oraz znaleźć rozwiązania badawcze. Istnieje wiele produktów (wiele z nich FOSS), które twierdzą, że poprawią twój biznes, sprawdzą, które z nich rzeczywiście będą, i planują je wdrożyć.

Rób plany i śledź je : wiele zadań do wykonania może być przytłaczających, dlatego utrzymuj je w bardzo dobrej organizacji i nadaj im priorytety. Kiedy masz jasne pojęcie o tym, co należy zrobić i kiedy, jest to mniej stresujące.

Komunikuj się : upewnij się, że inni pracownicy wiedzą, jak się z tobą skontaktować, i bądź na bieżąco z tym, jak rzeczy działają i jak mogą działać lepiej. W sklepie technicznym twoi „działowi klienci” prawdopodobnie samodzielnie rozwiązują większość problemów, które mogą być zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. Powiedz im, aby poinformowali cię, gdy napotkają problem z systemem, i powiedzą, jak to naprawili, jeśli tak zrobili (w ten sposób wiesz, jak to naprawić, jeśli zdarzy się to komuś innemu).

Istnieje wiele bezpłatnych narzędzi, które mogą być Twoim najlepszym przyjacielem. Zajrzyj do Spiceworks , jego darmowa wersja minimalnie wspierana reklamami spider twojej sieci lokalnej, zaloguje się na wszystkich komputerach i zinwentaryzuje ich sprzęt i oprogramowanie. Śledzi to wszystko i obserwuje problemy (nieaktualne oprogramowanie, niesprawny sprzęt itp.). Przez cały czas ma wbudowany prosty system zgłaszania problemów.

Jestem pewien, że widziałeś już milion reklam, ale Splunk naprawdę jest przydatnym narzędziem do diagnozowania tych serwerów i jest bezpłatne dla małego środowiska. Jeśli personel programisty jeszcze go nie używa, prawdopodobnie odkryje, że jest to również przydatne narzędzie dla nich.

Biegnij, biegnij po wzgórza!

Czy naprawdę wiesz, w co się pakujesz? Tak mi mówi - kierownik działu IT, który pracuje w branży od ponad 20 lat.

Nie wątpię w twoje umiejętności, ale doświadczonemu weteranowi trudno jest wejść do firmy z ustaloną infrastrukturą informatyczną i przejąć zarządzanie nią, nie mówiąc już o podwójnym wysiłku braku infrastruktury ORAZ uczysz się zarządzania IT w locie .

Mówiąc bardziej oficjalnie: twoja organizacja nie jest tak duża, zakładam, że mają zaufanie do twoich umiejętności, a ty robisz to, aby ...

1. Zidentyfikuj cel biznesowy, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
2. Zidentyfikuj kluczowe systemy i usługi, które pomagają firmie robić to, co robią, i upewnij się, że wszystko jest udokumentowane - powinieneś mieć zarówno Standardowe Procedury Operacyjne dla krytycznych, regularnych zdarzeń biznesowych, jak i Główny Plan Operacyjny, który obejmuje SPO + Plany odzyskiwania po awarii i ciągłości biznesowej .
3. zidentyfikuj kluczowych interesariuszy (personel i dostawców) we wszystkich aspektach tego, co masz do zrobienia i utrzymuj je na bieżąco, szukaj ich: porad, życzeń, obaw i doświadczenia.
4. Zidentyfikuj ryzyka i zagrożenia związane z IT, które powstrzymają firmę przed robieniem tego, co robią.
5. Obliczyć wartość kosztów nie prowadzenia działalności gospodarczej przez dowolny okres czasu.
6. Zidentyfikuj zasoby, które już posiadasz, aby ograniczyć ryzyko (kopie zapasowe, zestaw zapasowy, zdalne witryny itp.).
7. Zidentyfikuj niedobór w ograniczaniu ryzyka i ile będzie kosztowało naprawienie dziury.
8. Sprawdź, czy masz budżet na ograniczenie ryzyka, i zdecyduj, na co Ci to pozwala.
9. Tylko wtedy, gdy masz solidny plan na wszystkie powyższe sposoby, myślisz nawet o wdrażaniu nowych rzeczy i wprowadzaniu więcej zmian poza tymi, które musisz zrobić dla powyższych. Niektóre zadania mogą się nakładać, ale podstawy też muszą mieć rację.

Ok, możesz zaopatrzyć się w kilka zapasowych klawiatur i podkładek pod mysz, ale co z tym, kiedy klimatyzacja zacznie kapać wodą na część zestawu w serwerowni (jeśli masz) - mieliśmy to w zeszłym tygodniu i musieliśmy wdrożyć środki gdy temperatura wzrosła do 30 ° C, a wszystkie serwery zaczęły wydawać dźwięk, jakby miały wystartować, gdy tak mocno napędzały wentylatory.

W kryzysie zachowujesz spokój, prawda !?

Mam nadzieję, że idzie dobrze.

To dotyczy podejścia strategicznego. Małe firmy często bardzo często rosną w bardzo krótkim czasie. Byłoby to ramy dla Ciebie, aby nie dopuścić do wypalenia, jeśli taka sytuacja wystąpi.

Ponieważ pochodzę ze szkoły biznesu (zarządzanie informatyką), moja odpowiedź może różnić się od tego, co tu przeczytałem. Zastosuję strategiczne podejście zamiast technicznego. Możesz również usprawiedliwić moje umiejętności pisania, ponieważ moim podstawowym językiem jest francuski. Może to nie mieć bezpośredniego zastosowania, ponieważ jest to bardzo mała firma - to nie jest ramy dla jednoosobowej armii IT - ale rozpoczynając dobry sposób, będziesz przygotowany na rozwój. Jest to inspirowane ramami ITIL do zarządzania usługami IT, stosowanymi przez duży korpus na całym świecie.

Z mojego punktu widzenia pierwszym krokiem do „stworzenia” działu IT nie jest wiedzieć, co jest jego właścicielem, ale wiedzieć, co oferuje (lub z innego punktu widzenia, jakie inne działy / jednostki biznesowe potrzebują od ciebie). Dział IT oferuje usługę . W związku z tym zawsze powinieneś być w stanie planować, oceniać, uzyskiwać budżety i zapewniać dobrą obsługę (czasem odmawiając dobrych punktów niektórym zadaniom w porównaniu z zasobami dostępnymi dla działu IT) (mów językiem biznesowym: wszystko jest możliwe, jeśli dasz mi 2000 mężczyzn i nieskończony przepływ gotówki).

Przyjmując to założenie, powinieneś zacząć od uzyskania oczekiwanych usług od swojego działu . Może to być coś związanego z informatyką (na tym etapie może się wydawać, że pytają więcej niż to, co jest wykonalne, lepiej jest to wiedzieć na początku i uzyskać zasoby niż uzyskać dobre wypalenie) kilka przykładów:

cała korporacja: - działająca sieć telefoniczna VoIP; - działająca infrastruktura IT (intranet, LDAP / active directory, e-maile, drukarki itp.) - infrastruktura kopii zapasowych; - działające stacje robocze;

dla określonych działów: - oprogramowanie (księgowość, zakupy, fakturowanie, inwentaryzacja, HR, zarządzanie wiedzą itp.) - wsparcie IT;

Następnie możesz napisać umowy o gwarantowanym poziomie usług (SLA) dla usług, które mają być oferowane. To jest umowa. Pomoże to ocenić, jakie zasoby (czas, pieniądze, ludzie) będą potrzebne do wypełnienia obowiązków. Zapewni to również, że wszystkie strony będą świadome tego, co otrzymują. To ochroni Cię przed przeciążeniem zadaniami, ponieważ Twoje planowanie opierało się tylko na tych usługach, a jeśli ktoś przyjdzie i poprosi Cię na przykład o zarządzanie 6 nowymi serwerami, będziesz wiedział, że otrzymasz więcej łatek do zastosowania, więcej kopii zapasowych itp. będziesz potrzebować więcej zasobów. Umowy SLA mogą obejmować czas dostępności, okresy konserwacji, zdarzenia aknowledge_time Response_time Resolution_time oraz porozumienie w sprawie wskaźników używanych do oceny usług świadczonych przez dział IT.

Teraz, gdy Ty (i Twoi klienci: inne działy) wiesz, co musisz zrobić, będziesz chciał wiedzieć, co musisz zrobić. Czas inwentaryzacji , patrz powyższe posty. najlepszym rozwiązaniem byłoby automatyczne aktualizowanie bazy danych zasobów. Używanie narzędzi / skryptów służących do wykrywania do wprowadzania danych, takich jak oprogramowanie układowe serwerów, oprogramowanie, bazy danych i wersje systemu operacyjnego itp. Ponieważ jest to niewielka firma, nadal można ją wykonać ręcznie. Ta baza danych, nazwijmy ją bazą danych elementów konfiguracji (CMDB) powinna przeżyć cię w korpusie. Użyjesz go, gdy zostaną wykryte krytyczne luki w zabezpieczeniach, aby wiedzieć, które hosty są wrażliwe, aby dokonać zakupu, ocenić potrzeby poprawek, zapamiętać konkretny adres IP host.wtf, daty rozpoczęcia i zakończenia licencji (z przypomnieniami 1 miesiąc przed wygaśnięciem) ), umowy alimentacyjne itp.

Teraz wiesz, co robić, jak to zmierzyć i co masz. Ponieważ każdy dział działa z budżetem , Twój dział IT musi mieć jeden, aby był szanowany. Oceń i napisz budżet, w zależności od firmy, o którą możesz zostać poproszony w trymestrze. Jeśli pozostawisz to innym ... powodzenia.

Jest o wiele więcej, ale pracują w tym wymiarze przez 3-4 miesiące w pełnym wymiarze godzin ... przynajmniej, ponieważ nie masz menedżera, który by to dla ciebie zrobił, a także masz regularne zadania do wykonania. Niech ci to pomoże.

Losowe wskazówki:

• wykonuj swoją pracę: to znaczy rób IT, nie rób zakupów, nie rób elektryczności, nie naprawiaj ekspresu do kawy. Na przykład: przygotuj zamówienie, uzyskaj wycenę od dostawcy, ale zostaw zamówienie i skontaktuj się z osobą, która już to robi.

Do systemu wiadomości używamy aplikacji Google. Możesz użyć własnej nazwy domeny dla konta Gmail, rozmowy mogą być rejestrowane, jeśli chcesz, i możesz użyć dowolnego klienta czatu.

Jak wspomnieli inni, ekwipunek to wielka rzecz. Sprzęt i oprogramowanie. Licencje dokumentów (!).

Jeśli tworzysz coś nowego, udokumentuj to. Jeśli nauczysz się czegoś nowego, udokumentuj to. Jeśli dowiesz się, jak działa bieżąca usługa, udokumentuj ją. Innymi słowy, pomyśl o tym jako o początku swojej biblioteki dokumentacji .

Współpracuj z kierownictwem, aby znaleźć wszelkie ich potrzeby (ponieważ brakuje im działu IT), a następnie ustal priorytety tych potrzeb. Następnie uzyskaj zgodę na ustalenie priorytetów.

Będziesz zwykłym facetem, więc musisz zasadniczo zrozumieć, jak wszystko działa, od sieci, przez administrowanie serwerami, po obsługę pulpitu.

Po tym wszystkim możesz zacząć martwić się o bezpieczeństwo, zasady i procedury, rozszerzenia, cykle wycofania sprzętu, zakupy itp. Itd. :) Będziesz bardzo zajęty!

To jest część taktyczna. Pamiętaj, że Twoja firma może szybko się rozwijać. To jest różnica między pracą dla ciebie lub pracą w firmie (cóż, tak myślę).

----> Zarządzanie zapasami

Uzyskaj zarezerwowane, zamknięte miejsce na zasoby IT. (3 klucze redundancji, może to być pokój, szafka,…?) Spróbuj podzielić go na lokalizacje (pudełka, półki, użyj czegokolwiek, aby podzielić przestrzeń).

Utwórz konwencję nazewnictwa dla swojego sprzętu i lokalizacji.

Zdobądź etykietę (jak P-Touch) i oznakuj zgodnie z konwencją.

Prowadź inwentarz. Księgowy może już mieć oprogramowanie, które może pomóc ci go śledzić, a to ma tę zaletę, że pomoże mu dokonać amortyzacji zapasów. Unikaj notatnika, bo zapłacisz za niego jednego dnia. Excel / Free Office Calc z regułami integralności danych może być smaczny, ponieważ można go łatwo zaimportować do przyszłej aplikacji do obsługi zasobów. Lansweeper jest ładnym darmowym oprogramowaniem do tego celu (wymaga MS SQL Server).

ZAKTUALIZUJ SWOJE ZAPASY. Podczas przenoszenia rzeczy, zdobywania nowych rzeczy itp. Lub edukowania użytkowników w tym zakresie.

----> Wiadomości między biurami, dostęp zdalny itp.

Nie zapominaj, nigdy nie twórz kopii zapasowych . I przetestuj swoje kopie zapasowe. Ok, ten punkt jest zrobiony. W zależności od bieżącej infrastruktury IT LogMeIn może nie być najlepszym rozwiązaniem. Czy są zapory ogniowe, serwery proxy itp. Jeśli nie, będziesz potrzebować tego, nie ufaj użytkownikom.

Bardziej profesjonalnym podejściem byłoby skonfigurowanie bezpiecznej sieci VPN na serwerach administracyjnych i / lub intranecie do zdalnego przetwarzania.

Jeśli chodzi o przesyłanie wiadomości między biurami, wszystko idzie, powinieneś szukać tylko czegoś, nad czym możesz mieć kontrolę . Tak sugeruje Ryan M. Jeśli ktoś zostanie zwolniony, nie będzie fajnie, jeśli będzie mógł porozmawiać z klientem w firmie.

----> Organizacja

Opracuj listę kontrolną nowego pracownika dotyczącą tego, co musisz zrobić, i poproś HR lub osobę zatrudnioną o przesłanie e-maila przed przybyciem nowego pracownika. Nie jest fajnie znać dokładny dzień przybycia pracownika, awaria aplikacji i oczekiwanie na zamówienie w celu utworzenia nazwy użytkownika i hasła itp. Dla tego nowego przybycia. A potem, drukując papier dla nowego faceta, drukarka zacina się.

Naucz się korzystać z agendy, palmtopa, programu Outlook lub czegoś podobnego. Istnieją pewne ramy korzystania z takich, jak „Pierwsze rzeczy zrobione”. Otrzymasz prośby z całej planety, a czasem nawet z innych planet. Zaplanuj zadania, takie jak „inwentaryzacja” i „testowanie kopii zapasowych”.

Napisz dokumentację dotyczącą tego, co robisz technicznie, kiedy to robisz. I opracuj system archiwizacji wiedzy.

Narysuj diagramy procesów biznesowych . Możesz na przykład użyć frameworka BPMN. Tak więc wszyscy wiedzą, jak się to robi, przepływ pracy i łatwo szkolić nowych ludzi.

Poproś o e-maile Nie akceptuj robienia rzeczy, gdy zostaniesz zapytany w locie, gdy robisz coś innego.

Przygotuj formularze dla najczęstszych próśb Zapewnisz, że uzyskasz wszystkie potrzebne informacje za pierwszym razem i nie stracisz czasu, prosząc o potrzebne szczegóły. Możesz nazywać „najczęstsze zgłoszenia” „zgłoszeniami serwisowymi”. Wiem, że to biurokratyczne, ale możesz dodać do nich unikalny numer, więc możesz szybko odnieść się do „Potrzebuję do tego formularza Win-102”.

Zdobądź wulkana, nie mają emocji i dobrej pamięci.

Przestrzeganie wszystkich tych zasad powinno unikać częstego uderzania w wentylator. Pokaż to swojemu szefowi i poproś o podwyżkę. Dwa przebicia, ponieważ wykonujesz 3 prace.