Jak zrestrukturyzować ten mały dział IT? [Zamknięte]

Przez ostatnie 2 lata wraz z bratem odpowiadaliśmy za „dział IT” naszej firmy rodzinnej. Nie możemy poświęcić temu całego naszego czasu, ponieważ jesteśmy na studiach, a także mamy kilka projektów i rzeczy do zrobienia.

Infrastruktura naszego działu składa się teraz z nas samych i zewnętrznego dostawcy usług IT. Ta konfiguracja nie działała jednak tak, jak chcieliśmy. Ta firma obciąża nas około 650 USD miesięcznie i nie uważamy, że świadczona przez nich usługa jest warta swojej ceny.

Na przykład wysyłają faceta raz w tygodniu, aby zajmował się konserwacją komputerów i zdalnie „administruje” naszymi serwerami. Zawsze jednak pytam o raporty na temat ich zdalnej pracy i nigdy tego nie robią. Nalegałem też, aby jasno tworzyć na papierze (wiki) strategie tworzenia kopii zapasowych i tym podobne, ale nadal nie ma wyników.

Jak widać, jesteśmy zmęczeni tymi ludźmi. Teraz chcemy usunąć tych ludzi i zatrudnić technika i poprosić go o wykonanie niektórych procedur, takich jak tworzenie kopii zapasowych, administracja Active Directory, administracja zapory ogniowej itp. Chcę uzyskać porady dotyczące struktury procedur naszego działu i praca.

Oto nasza obecna konfiguracja:

• Około 20 komputerów.
• Około 20 telefonów IP.
• 2 serwery z maszynami wirtualnymi (serwer Windows).
• 1 serwer z gwiazdką (za pomocą Elastix).
• 1 komputer do zapory ogniowej (za pomocą opcji Rozwiąż).
• 1 NAS plus niektóre zewnętrzne HD do tworzenia kopii zapasowych.
• Jedna subskrypcja z iBackup.com do tworzenia kopii zapasowych baz danych MS SQL.
• Google Apps dla usługi e-mail.

Do czego (zasoby informacyjne, oprogramowanie) polecasz:

• Strukturyzacja małego działu IT. Jakie rzeczy mogą mi brakować?
• Administrowanie serwerem NAS i kopiami zapasowymi (rozważanie JungleDisk w przypadku kopii zapasowych poza siedzibą)
• Zdalne sprawdzanie statusu serwera
• Wspólna konserwacja na komputerach PC
• Oprogramowanie antywirusowe dla komputerów PC i serwerów.

Ta firma obciąża nas około 650 USD miesięcznie i nie uważamy, że świadczona przez nich usługa jest warta swojej ceny.

650 USD za miesiąc to orzeszki ziemne. Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze godzin będzie Cię 5-krotnie kosztował minimum - 8x lub więcej jest bardziej prawdopodobne, szczególnie jeśli weźmiesz pod uwagę świadczenia, sprzęt, podatki od wynagrodzeń i powierzchnię biurową. Z drugiej strony typowa firma konsultingowa prawdopodobnie będzie pobierać ponad 100 USD za godzinę . Może być więcej, może być mniej, w zależności od lokalizacji, ale nie jest to tanie. Wykorzystując 100 USD / godzinę jako próbkę, patrzysz, jak spędzają w swojej firmie mniej niż 2 godziny tygodniowo. Nawet jeśli dają ci specjalną stawkę ze względu na gwarancję, że maksymalnie 3 lub 4 godziny tygodniowo.

W swojej organizacji rozmiarowej prawdopodobnie masz rację, sądząc, że nie potrzebujesz własnej osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze godzin, a jeśli nie uważasz, że dostajesz 650 USD na miesiąc, to w porządku. Po prostu zrozum, że inne opcje mogą kosztować więcej , a nie mniej. Prawdopodobnie o wiele więcej.

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest usiąść i dowiedzieć się, ile czasu potrzebujesz, aby Twoje usługi IT potrzebowały każdego tygodnia, jeśli chodzi o uwagę, monitorowanie, konserwację i planowanie. Następnie wymyśl najlepszy sposób, aby za to zapłacić. Wydaje mi się, że za 650 USD otrzymujesz teraz całkiem dobrą ofertę od swojego dotychczasowego dostawcy. Jeśli zdecydujesz, że potrzebujesz 12 godzin tygodniowo, a teraz płacisz tylko za 4, może okazać się, że Twój obecny dostawca jest bardziej niż chętny i będzie mógł zaoferować usługę, którą chcesz, po tym, jak zaczniesz płacić im wystarczająco, aby uzasadnić ich wydatki. czasu na to. Brzmisz tak, jakbyś naprawdę chciał po prostu odpocząć i to jest w porządku. W takim przypadku radzę po prostu nie palić mostów podczas dokonywania zmian.

Wreszcie, jeden element, który wydaje mi się, że brakuje Ci w obecnej infrastrukturze, to dobry system sprzedaży biletów na prośby o pomoc. Nie wychodziłbym i nic nie dostawał, dopóki nie dowiesz się, z kim będziesz pracować i kto będzie utrzymywał system. Będą mieli oprogramowanie, które już dobrze znają i mogą chcieć używać lub lepiej obsługiwać.

Po pierwsze, Joel ma rację: dla kompetentnego wsparcia IT oczekujesz wyższego kosztu. Dolna część rynku IT pro jest nasycona samoukami ludzi pracujących z domu. Cena jest dobra, ale nie ma tu dbałości o szczegóły, profesjonalizmu i konsekwencji, i istnieje tendencja do robienia rzeczy po swojemu, zamiast stosowania najlepszych praktyk (a nawet być świadomym tego, co mogą być). Innymi słowy, strzelaj do najtańszych, a zwykle skończysz z kowbojami.

Powinieneś być w stanie znaleźć lokalną firmę wsparcia IT, która zaoferuje ci określone wsparcie środowiskowe na czas określony i stałą cenę. Na przykład umowa na 6 miesięcy na 25 roboczogodzin wsparcia na środowisko miesięcznie, z czego 10 godzin to praca zdalna przy wykonywaniu zadań konserwacyjnych x / r / z, 5 godzin na sporządzenie raportu miesięcznego, 10 godzin pracy na miejscu jako wymagany. Praca w terenie wykraczająca poza tę opłatę wynosi x za godzinę.

Idealnie, jeśli chcesz, aby firma oferująca własne oprogramowanie pomocy technicznej (korzystamy z Beetil , to świetnie), a otrzymasz loginy do systemu, a nie będziesz musiał uruchamiać go samodzielnie.

Najważniejsze rzeczy, których należy szukać od dostawcy pomocy technicznej:

• Internetowe rozwiązanie pomocy technicznej umożliwiające logowanie, generowanie zgłoszenia, sprawdzanie postępów itp
• Aktywne raportowanie kopii zapasowych i testowanie przywracania w ramach harmonogramu konserwacji (powiedzmy, przywracanie z kopii zapasowej raz na 6 miesięcy w celu sprawdzenia, czy jest poprawne). Z wirtualnym hostem powinno to być dość łatwe, ponieważ można przywrócić tymczasową maszynę wirtualną bez dodatkowych kosztów sprzętu.
• Zdefiniowany raport dostarczalny z określonymi pozycjami na liście (np. Status łaty serwera / ws, status AV, raportowanie godzin)

Masz wiele problemów, ale mają one charakter zarządzania, a nie IT. To, co opisałeś, to katastrofa, która czeka na zdarzenie, a jeśli tak się stanie, firma może w rezultacie spasować. Kopie zapasowe, nad którymi nie masz kontroli, nie są kopiami zapasowymi, na których można polegać i które mogą nie istnieć.

Zrób sobie i swojej firmie przysługę. Ty i twój brat musicie przestać udawać, że jesteście ludźmi IT, i oddać infrastrukturę informatyczną firmy w ręce kogoś, kto wie, co robią.

Opracuj plan, który zapewni zaspokojenie potrzeb biznesowych. Obejmuje to odpowiednią strategię tworzenia kopii zapasowych oraz konserwację komputerów i systemów. Sprzeciwiam się obecnej modzie i zalecam używanie tylko fizycznych kopii zapasowych, a nie przesyłanie ich do „chmury”. Kopie zapasowe należy również zabrać poza witrynę.

Zdecydowanie zbyt wiele firm złożyło się po katastrofie tylko dlatego, że nie były w stanie przywrócić swoich danych. Statystyki pokazują, że nawet firmom, które mają dobre kopie zapasowe, grozi załamanie w ciągu pierwszego roku po poważnej katastrofie.

Firma nie jest wystarczająco duża, by potrzebować pełnoetatowego pracownika IT. Pracuję dla nieco większej firmy i gdyby nie moje projekty programistyczne, nie miałbym nic do roboty przez co najmniej 90% czasu. Oto, co sugeruję zrobić.

• Utwórz odpowiedni plan tego, co ma zrobić osoba / firma It i jaka dokumentacja jest wymagana.
• Zorganizuj, aby co najmniej jedna osoba w siedzibie firmy działała jako kopia zapasowa, aby wykonać fizyczną część codziennej kopii zapasowej. tzn. zamień taśmy, dyski twarde (fuj!) lub cokolwiek innego, co ma być użyte.
• Odłącz się od bezpośredniego zaangażowania, ale być może przyjmij większą rolę monitorującą, aby upewnić się, że wszystkie kroki zostały wykonane.
• Pozbądź się swojego obecnego kontrahenta i znajdź kogoś, kto jest gotowy do wykonania pracy zgodnie z określonymi przez Ciebie parametrami.

Wykonawca powinien być w stanie zrobić prawie wszystko zdalnie, ale powinien także być przygotowany na obecność fizyczną, gdy jest to wymagane, co nie jest ustalone według dowolnego harmonogramu. W pracy zdalnej nie ma nic złego ani złego. Posunę się nawet tak daleko, że powiem, że ktoś, kto nie może pracować w ten sposób, nie jest osobą, której potrzebujesz.

Jeśli kontrahent musi spędzać więcej niż kilka godzin tygodniowo w systemach, to albo jest niekompetentny, albo ktoś robi coś poważnie złego, więc upewnij się, że wykonawca jest przygotowany do prowadzenia dziennika nie tylko tego, co robi, ale także godziny spędzone na robieniu tego.