Jak mogę zablokować Microsoft Word, aby chronić naszą markę?

Kilka lat temu zmieniłem nazwę naszej organizacji i stworzyłem szablony Word, które moim zdaniem były bardzo „łatwe w użyciu” dla takich rzeczy, jak papier firmowy, formularze i długie dokumenty. Choć moi współpracownicy mają takie intencje, nie są zbytnio obeznani ze Słowem i / lub myślą, że są kreatywnymi geniuszami i zwykle niszczą sam przewodnik po marce i stylu, nad którym tak ciężko pracowałem. Próbowałem zablokować program Word, ale jest dość dziwaczny i spowodowałem zbyt wiele bólu głowy, aby ludzie mogli włączyć opcję Pokaż / Ukryj lub dowiedzieć się, jak działają style Word. Próbowałem także proaktywnie szkolić ludzi, jak używać Worda „we właściwy sposób”, ale po prostu nie działa. W idealnym świecie miałbym wszystkie dokumenty, które przechodziłbym przez moje biuro, gdzie mogłem zapewnić ich projekt przed upublicznieniem, ale tutaj po prostu nie jest to możliwe.

Czy ktoś może zasugerować najlepszy sposób ochrony naszej marki i umożliwienia współpracownikom tworzenia własnych dokumentów? Różne oprogramowanie, przepływ pracy, cokolwiek?

To problem polityczny, a nie technologiczny.

Powinieneś mieć dokument przewodnika po tożsamości marki, który pokazuje właściwe użycie elementów wizualnych oraz co z nimi zrobić, a czego nie.

Szablony można udostępnić jako uprzejmość - ale musi to być zasada: „Wszystkie rozpowszechniane materiały muszą być zgodne z Przewodnikiem po stylu. Wszystkie materiały marketingowe powinny zostać przejrzane przez [wstaw swoje nazwisko lub dział] przed wypisaniem się do produkcji i dystrybucji . ”

Zgadzam się w 100% z komentarzem DA01. Bez jakiegoś mandatu pochodzącego z góry każda próba techniczna może zostać podważona do woli.

Program Word ma jednak funkcję „Chroń dokument”. W pakiecie Office 2003 dozwolone było tylko edytowanie komentarzy. Począwszy od pakietu Office 2007, możesz tworzyć formularze i zezwalać na ich edycję. Wygląda na to, że zapewnia dość przyzwoitą kontrolę, ale nie jestem pewien, jak wpłynęłoby to na twoje projekty (tj. Układy wielostronicowe itp.)

Nie wiem, jak dobrze to działa w praktyce. Dość regularnie korzystam z programu Protect Workbook / Worksheet w programie Excel (z dobrymi wynikami), ale nigdy nie próbowałem wdrożyć chronionego dokumentu Word. Powodzenia!

Kliknij „Chroń dokument” na karcie wstążki Recenzja, aby wyświetlić to okno dialogowe:

• Ustaw nagłówek i / lub stopkę zgodnie z potrzebami.
• Wstaw ciągłą przerwę w pierwszym wierszu dokumentu.
• Utwórz pozostałą część dokumentu zgodnie z potrzebami.
• Chroń dokument jako formularz, upewniając się, że pierwsza sekcja (część przed ciągłą przerwą) jest jedyną chronioną częścią.
• Zapisz swój dokument.

Autor do czego? Dostawa fizyczna czy elektroniczna?

Dostawa fizyczna - wydrukuj nagłówek / papier firmowy w prasie komercyjnej. Następnie niech pracownicy wykorzystają wydrukowane elementy w drukarkach biurowych. Podaj tylko środowisko Word, aby nie przekraczały zadrukowanej grafiki.

Dostawa elektroniczna - nie sądzę, że można wiele zrobić. Słowo to ... cóż ... Słowo.

Prawdopodobnie nie jest to opcja dla mniejszych organizacji, ale większe firmy mogłyby stosować systemy przygotowywania dokumentów w swoich przepływach pracy.

Treść będzie przygotowana za pomocą zestawu formularzy lub zwykłego edytora tekstu. Następnie zostałby przekazany do systemu przygotowania dokumentów, takiego jak LaTeX, ConTeXt, Halibut itp., Który zastosowałby do niego odpowiedni szablon.

Wiele rozwiązań ECM zapewnia taką funkcjonalność. Możesz nawet skanować istniejące fizyczne dokumenty, digitalizować je i generować pliki PDF zgodne z marką.

Ponadto nie próbowałem tego, ale podobno InCopy i InDesign mogą być używane do wdrażania zarządzanych przepływów pracy między projektantami a autorami tekstów, nawet w małych organizacjach.

W programie Word 2010 możesz ograniczyć edycję szablonów, aby umożliwić edycję zawartości (bez zmian formatu), co bardzo pomaga. Otwórz „Recenzję” na paskach narzędzi Wybierz „Ogranicz edycję”, a następnie skonfiguruj do swoich potrzeb.