Klient niedawno wysłał mi e-maila z pytaniem o pliki źródłowe z projektu, który wykonałem dla nich dwa lata temu. Nie mam plików źródłowych, ponieważ to było tak dawno temu, a klient powiedział, że bardzo nieprofesjonalne i dziwne jest, aby nie przechowywać plików źródłowych dla wszystkich projektów, które robię.

Czy istnieje zwyczajowo długi czas przechowywania plików źródłowych? Czy powinieneś zachować wszystkie pliki źródłowe dla projektów i nigdy się ich nie pozbyć?

Moja firma nie jest usługą tworzenia kopii zapasowych dla żadnego klienta.

Wszyscy klienci powinni samodzielnie tworzyć kopie zapasowe plików, które otrzymali . Nie jest moim obowiązkiem być usługą tworzenia kopii zapasowych na czas nieokreślony dla dowolnego klienta.

Klienci nie płacą regularnych opłat za utrzymanie sprzętu, aktualizację dysków twardych, zakup dodatkowych dysków twardych w razie potrzeby, utrzymanie oprogramowania itp. Dlatego klienci NIE wynagradzają mnie za tworzenie kopii zapasowych swoich plików. Klienci nie mają żadnych roszczeń do żadnych kopii zapasowych mojej firmy . I zachować kopie zapasowe dla mojej firmy , tak jak powinny być one robią dla ich działalności . Gdybym prowadził usługę tworzenia kopii zapasowych, obowiązywałaby miesięczna opłata za subskrypcję i umowy dotyczące takiej usługi. Oczekiwanie, że moja firma zachowa stare przedmioty, których może potrzebować w przyszłości, jest absurdalne.

Pozwólcie, że wyjaśnię ... Mam kopie zapasowe dla mojej firmy od czasu jej powstania. Myślę, że mam pliki mające więcej niż 30-35 lat. Szanse są bardzo duże, że powinienem potrzebować pliku sprzed 10-20-30 lat. Mam go. To, czy mogę go otworzyć (np. Narzędzie do tworzenia pagera, odręczne, kwark, wymiary itp.) Może być inną sprawą, ale prawdopodobnie będę mieć pliki.

Różnica polega na tym, że klient może żądać ...

Zasadniczo moje kopie zapasowe służą do wspierania relacji z klientami i ułatwiania własnego przepływu pracy , ale moje kopie zapasowe nigdy nie zapewniają bezpłatnej pamięci dla klientów, aby odzyskać pliki w późniejszym terminie tylko dlatego, że klient o nie prosi .

Nieprofesjonalne jest, gdy klient prosi o „pliki źródłowe” bez rekompensaty za te pliki. Tutaj pliki źródłowe zawsze kosztują . Jest to także nieco „nieprofesjonalne” dla swojego klienta, aby nie być tworzenie kopii zapasowych swoich plików i opierając się na jakiejś niezwiązanej działalności w celu utrzymania ich istotną treść cyfrową.

To nie nieprofesjonalne, aby nie posiada 2 letnią zapasową swoich plików, jeżeli nie zostały one już klientem w ciągu dwóch lat. W rzeczywistości, to często normalne , aby nie mieć plików dla starszych klientów. A nawet jeśli masz je, jesteś nie zobowiązani do zapewnienia im. To twoja kopia zapasowa, nie ich.

Moje procedury tworzenia kopii zapasowych ....

Nie ma w tym zakresie prawdziwych zasad. Zasadniczo przechowuję pliki tak długo, jak długo pracuję z klientem lub dopóki ich obsługa nie stanie się niewygodna.

Utrzymuję trzykrotnie nadmiarową bieżącą kopię zapasową, która obejmuje wszystkich względnie aktywnych klientów oprócz wszystkich marek klientów, ilustracji niestandardowych, obrazów o wysokiej rozdzielczości itp.

Potrójny system redundancji i przyrostowego tworzenia kopii zapasowych pozwala mi usunąć plik lub kilka plików z mojego głównego katalogu roboczego, wiedząc, że plik, który usunąłem, jest już utworzony w co najmniej 2 innych lokalizacjach . Dzięki temu mój główny katalog roboczy ma rozsądny rozmiar. Często usuwam archiwa .zip lub pliki dostarczone przez klienta lub poprzednie, niezatwierdzone / odrzucone iteracje projektu - w zasadzie zbędne rzeczy, które i tak nie byłyby potrzebne w przyszłości. Ponownie usuwam te pliki, ale wiem, że one również istnieją w co najmniej 2 innych lokalizacjach. Więc naprawdę przycinam tylko katalog SOURCE, a nie kopie zapasowe. Poszczególne katalogi projektów mogą tutaj łatwo przekroczyć 10 lub 100 GB. Więc trochęuwzględnienie ogólnego rozmiaru kopii zapasowej jest swego rodzaju koniecznością. Wszystko, co mogę zrobić, aby zachować ważne pliki, jednocześnie zmniejszając całkowitą ilość MB / GB / TB potrzebną do utworzenia kopii zapasowej, jest dobrą rzeczą. Gdybym miał tylko 50-100 MB plików HTML / PHP / CSS i obrazów internetowych, prawdopodobnie zachowałbym absolutnie wszystko.

Zwykle odbudowuję kopie zapasowe całkowicie co 4-6 lat. To, co robię, to odłączanie jednego z zapasowych macierzy RAID i przechowywanie go (sejf). Sformatuj ponownie drugą macierz RAID do tworzenia kopii zapasowych, dodaj nową macierz RAID do tworzenia kopii zapasowych i wykonaj kopię zapasową wszystkiego, zaczynając od nowa od tej daty. Dzięki tej metodzie nic nie jest faktycznie usuwane, ale starsze pliki nie są już częścią nadmiarowej kopii zapasowej. Jeśli jedyna lokalizacja pliku (-ów) konkretnego klienta znajduje się na tym pojedynczym zarchiwizowanym dysku twardym w skrytce depozytowej, a RAID się nie powiedzie, cóż, straciłem te pliki projektu. Tak więc wszelkie projekty starsze niż 4-6 lat mogły, ale nie musiały, mieć usunięte pliki, utracone lub zniszczone z powodu uszkodzenia.

Od czasu wdrożenia tego wszystkiego około 15 lat temu nie straciłem ani jednego pliku. Niejeden. Oczywiście przywrócenie rzeczy z różnych zapasowych macierzy RAID może zająć mi większą część tygodnia, ale najważniejsze jest to, że nadal mam wszystko.

Opłata, jeśli zamierzasz ją kopać .....

Twarda rzeczywistość jest dłuższa niż 3/6 miesięcy, a klient powinien uznać, że nie ma już 1/2 roku , nawet jeśli nadal mam pliki. Z pewnością naliczę opłatę godzinową, aby sprawdzić, czy nadal mam ich pliki, i czas potrzebny na odzyskanie wszystkiego, co mogę mieć, wszystkie związane z minimalną opłatą. To oprócz opłaty za przesyłkę plików. Klienci, którzy nie utrzymują własnych kopii zapasowych, ponoszą koszty związane z utratą plików.

Chyba że klient płaci mi do przechowywania, nie jestem odpowiedzialny za tworzenie kopii nic się dla nich. Podkreślę raz jeszcze, że jeśli klient chce mnie zatrudnić do aktualizacji do starego projektu, nie mam problemu z nurkowaniem w moich kopiach zapasowych w celu odzyskania starego projektu (możliwe, że zaoszczędzę pieniądze klienta). Naprawdę mam problem tylko z tym, że moja kopia zapasowa służy jedynie jako źródło dostarczania plików, ponieważ niektóre firmy nie utrzymały własnej kopii zapasowej.

Podstępni klienci ......

Bądź również świadomy ... niektórzy przypadkowi, a może nikczemni lub nieetyczni klienci mogą wykorzystać upływ czasu jako metodę obejścia twoich standardowych praktyk . Nie zawsze ma charakter złośliwy, ale może być. Klient doskonale wie , że pobierasz opłatę za pliki projektu. Nie chcą płacić tej opłaty, kiedy początkowo ukończysz projekt. Nie ma problemu. Dostarczasz to, co przewiduje umowa, klient płaci Tobie i wszyscy są zadowoleni.

Jakiś czas później, zwykle rok lub dłużej, klient może wrócić z prośbą o pliki projektu, jakby „je zgubił” lub „zostały omyłkowo zniszczone”, udając, że zostały dostarczone początkowo w ramach projektu. Odbywa się to w nadziei, że nie pamiętasz szczegółów. Zachowaj ostrożność w tej praktyce. Jak napisałem, nie zawsze jest to złośliwy charakter, czasami klienci szczerze zapominają o pobieraniu opłat za pliki projektu. Jednak może być również bardzo celowe i przemyślane, aby spróbować obejść płatność podczas pobierania plików. Oba spotkałem przez lata.

Tl; dr:

Moje kopie zapasowe są dla mojej firmy , są moje . Moje kopie zapasowe nie są przeznaczone dla klientów i klient nie ma „prawa” do moich kopii zapasowych bez odszkodowania. Klienci są w 100% odpowiedzialni za własne kopie zapasowe.

Byłem zarówno tym z kopiami zapasowymi, jak i tym, który potrzebował kopii zapasowej. Zasadniczo, o ile nie jest ci trudno zachować ich pliki (na przykład terabajty wideo lub umowy zabraniają tego), powinieneś je zachować.

Są chwile, kiedy plik zostaje przypadkowo usunięty lub uszkodzony, zmiana jest synchronizowana z Dropbox itp. I przez 6 miesięcy nie zauważysz, że plik źródłowy zniknął.

Jedynym rozwiązaniem tego rodzaju scenariusza jest posiadanie wielu kopii zapasowych wszystko cały czas, stosy starych dysków twardych basically, że nigdy nie są dotykane po utworzeniu kopii zapasowej jest wykonane i to nie jest normalna strategia tworzenia kopii zapasowych.

Ostatecznie powinieneś zachować kopie zapasowe z trzech powodów:

1. W takim przypadku możesz pomóc swojemu klientowi, dzięki czemu będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie
2. Praca, którą wykonałeś, jest twoją pracą, powinieneś zachować dowód, że przynajmniej to zrobiłeś, dla własnych celów
3. Wreszcie, jeśli klient wróci za 10 lat i poprosi o zmiany logo, jakie są szanse, że mają twoje oryginalne pliki źródłowe w formacie, który lubisz? (Musiałem projektanci wielokrotnie odtwarzać źródła svg dla logo, ponieważ klient stracił pliki, które przesłaliśmy im lata temu).

Twoim zadaniem nie jest zapewnienie usługi tworzenia kopii zapasowych, ale Twoim zadaniem jest zapewnienie dobrej obsługi klienta.

Jeśli robienie X sprawia, że ​​zapewniasz lepszą obsługę klientów i sprawiasz, że wyglądasz lepiej, to rób X. Jest kilka wyjątków.

Małe rzeczy, takie jak ta, to różnica między profesjonalistą, z którym klienci będą chcieli ponownie współpracować i skierować biznes do kontra przypadkowego wykonawcę bez twarzy, którego nazwiska klienci zapominają, gdy tylko projekt zostanie dostarczony.

Pliki projektu, kodu itp. Przechowuję w nieskończoność. Jest niedrogi, a moi powtarzający się klienci to doceniają - nie dlatego, że są tego świadomi bezpośrednio, ale kiedy wracają, nie muszę ponownie wykonywać poprzedniej pracy od zera.

Jednak dla mnie jest ważniejszy powód. Chociaż nigdy nie miałem do czynienia z kwestiami prawnymi ani odpowiedzialnością, posiadanie dokumentacji i plików dotyczących wszystkiego, co zrobiłem, zapewnia mi niewielką ochronę na wypadek, gdyby ktoś o to zapytał. Niezależnie od tego, czy dotyczy to ochrony własności intelektualnej (tj. Wynalazków, tajemnic handlowych itp.), Czy nawet mało prawdopodobnej możliwości pozwu sugerującego odpowiedzialność za szkody, mogę pokazać 1) co zrobiłem, 2) kiedy to zrobiłem, 3) kto mnie zawarł do wykonania pracy i 4) jaka była umowa.

Nie wymaga to wiele wysiłku ani czasu, ale wymaga pewnej ostrożności. Jednym z największych problemów jest znalezienie starego oprogramowania, więc kiedy kończę projekt, upewniam się, że utworzono kopię zapasową całego oprogramowania projektowego, wraz z informacjami o licencji i wszelkimi powiązanymi bibliotekami / plikami / danymi niezbędnymi do przebudowy środowiska, jeśli zajdzie taka potrzeba . Rzadko musiałem wyciągać tego rodzaju rzeczy - zwykle do czasu, gdy oprogramowanie i pliki staną się niezgodne z najnowszymi wersjami, uzasadniona jest całkowicie nowa wersja. Jednak podjąłem się starych projektów, które były źle utrzymywane przez innych wystarczająco długo, aby poznać wartość możliwości odbudowania przestarzałego środowiska.

Jednak ładuję w razie potrzeby. Jeśli pytają o pliki, które już kupili, a to na tyle niedawno, że nie wymaga to dużego wysiłku, nic nie pobieram. Ale jeśli proszą o coś kilku lat, a ja muszę przejrzeć stare media lub jeśli poprosą o dodatkowe materiały, których pierwotnie nie kupili, obciążę ich zgodnie z naszą pierwotną umową lub dyskusja z nimi na temat ich potrzeb. Jeśli ma to związek z nowym projektem, który chcą, żebym to zrobił, włączę te koszty do nowego projektu. To nie jest usługa bezpłatna, jest głównie przypadkowa na zaspokojenie moich własnych potrzeb.

Krótka odpowiedź:

Powinieneś przechowywać pliki tak długo, jak jest to określone w umowie.

Pracowałem z klientami, którzy chcieli wszystkiego i kazali mi usunąć cały surowiec, i pracowałem z klientami, w których przez pewien czas mieliśmy kopię zapasową. Ale zawsze: jak określono w umowie, w ten sposób nie można się pomylić.

Mówiąc po stronie klienta, spodziewałbym się, że projektant zachowa moje pliki do czasu zakończenia projektu plus rozsądny czas, po którym będę mógł poprosić o zmiany lub uzupełnienia. Taki byłby okres od sześciu do dwunastu miesięcy. Jeśli wyślę je pocztą dwa tygodnie po zakończeniu projektu i stwierdzę „czy mogę zrobić jeszcze jeden X tak jak te, które zrobiłeś?” i odpowiedzieli, że nie mają już plików źródłowych, byłbym zaskoczony.

Twój klient ma rację, że im bardziej profesjonalny, tym dłużej oczekiwałbym tego. Z pewnością byłbym szczęśliwy, gdybyś mógł spełnić moją prośbę po dwóch latach. Nie byłbym całkowicie pewien, czy możesz, ale byłby to pozytywny znak.

Dobre pytanie i myślę, że to zależy, ale generalnie jako usługodawca zawsze powinieneś przewidzieć tę sytuację i przygotować się na odpowiedź na coś takiego. Pobieraj opłaty za kopie zapasowe od pierwszego dnia lub zapewniaj wystarczającą liczbę kopii zapasowych, o ile klient zapewnia nową pracę + kilka lat „bezpłatnej” kopii zapasowej.

1. Zawsze i wielokrotnie zachęcam wszystkich moich klientów do zachowania własnej kopii moich produktów. Mogą to być pliki edytowalne lub zwykłe eksportowanie plików PDF (gdy pliki edytowalne nie są dostarczane).
2. Nigdy nie utworzę kopii zapasowych plików, które zostały rozpowszechnione i nie były używane. Więc jeśli klient wyśle ​​500 zdjęć, a my użyjemy tylko 10 w broszurze, nie zapisam pozostałych 490 zdjęć, gdy praca zostanie dostarczona i opłacona. Kopię zapasową stanowią tylko moje rzeczywiste produkty. Usunę również wszystkie projekty PPT, DOC itp., Których użyliśmy do wykonania zadania, gdy cała zawartość została z nich usunięta.
3. W przypadku większych klientów z ciągłą pracą rozłożoną na wiele lat, faktycznie gwarantuję od 3 do 5 lat kopii zapasowej wszystkiego, co zostało dostarczone, wliczone w moje opłaty. Jest to coś, co zapisujemy w umowie, a ja będę miał dwie identyczne kopie każdego zadania na dwóch osobnych dyskach twardych, aw niektórych przypadkach nawet trzecią kopię zapasową w chmurze. Klienci wiedzą, że za to płacą. Niektórzy klienci faktycznie wymagają ode mnie przesłania każdego produktu do swojego wewnętrznego ftp bez wyjątku, ale za to też płacą.
4. W przypadku mniejszych lub jednorazowych klientów również wykonuję kopie zapasowe ich plików w nieskończoność, ale zazwyczaj usuwam je stopniowo po 3-4-5 latach, jeśli nie nawiązano innego kontaktu w celu dodatkowej pracy lub nie ma umowy lub klauzuli wymuszającej ja, aby zachować pliki na zawsze.

Ponieważ jestem dumny z większości pracy, jaką wykonuję dla klienta, NIE przechowuję tych plików dla nich, ale dla siebie.

Jest to przydatne, aby zachować je, ponieważ stary klient może poprosić o zmiany po miesiącach ukończenia projektu.

Nie widzę powodu, aby usunąć pliki, chyba że naprawdę nienawidzisz tego projektu i nie chcesz już o nim nic wiedzieć, ale nawet w takich przypadkach lubię przechowywać te pliki jako historię mojej pracy, Zawsze mogę wrócić do tych plików i zobaczyć, jak bardzo urosłem jako projektant.

Nawet moje osobiste projekty są zawsze przechowywane. A przechowywanie danych jest teraz ZBYT zbyt tanie, więc nie ma wymówki, aby je usunąć.

Fakty

Bez umowy lub umowy z pewnością nie ma obowiązku przechowywania kopii zapasowych pracy wykonanej dla klientów w przeszłości i nie sądzę, aby większość ludzi oczekiwała od ciebie takiego. W rzeczywistości wątpię, aby nawet klient w twojej historii naprawdę tego oczekiwał (dane gubią się; ludzie się wyrywają). Ale to zdecydowanie dobra praktyka, jeśli nie ze względu na nich samych, to dla ciebie.

Niezamówione porady

Jeśli jesteś studentem walczącym o projektowanie, nie stresuj się tym. Jeśli jesteś właścicielem lub prowadzisz odnoszący sukcesy biznes lub coś takiego; w twoim interesie jest inwestowanie w bardziej kompleksowe rozwiązanie do przechowywania. Na pewno. To nie znaczy, że go potrzebujesz. Chcesz tego.

To nie jest tak naprawdę sytuacja, w której x ma rację, a y jest rację . To bardziej jak ...

• Jak profesjonalny jesteś
• Jak dumny jesteś ze swojej pracy?
• Jak bardzo jesteś przywiązany lub zainwestowany emocjonalnie?
• Jak bardzo interesuje Cię publiczne postrzeganie siebie / firmy / pracy / sztuki / usługi / czegokolwiek?
• Czy jesteś zamyślony?
• Czy ci zależy?
• Czy interesujesz się wyłącznie osobistymi korzyściami finansowymi?
• Czy jesteś typem minimalnym, czy może dodatkowym milą?

Niepotwierdzone dowody

Osobiste doświadczenie:
Niedawno skontaktowałem się z niezależnym studiem nagraniowym w sprawie kilku płyt, które zostały wykonane między 2007 a 2010 rokiem (lub dalej) przez mojego przyjaciela i jego zespół. Nie, prawdopodobnie nigdy o nich nie słyszałeś. Inżynier nawet nie wiedział, o kim mówię. Co jest w porządku; Nigdy wcześniej nie słyszałem o nim ani o jego studiu.

Czego się spodziewałem?
Spodziewałem się, że tak pozostanie; powiedzieliby „nie” lub całkowicie mnie zignorowali, niedługo przed powrotem w zapomnienie. Zapomnę ich imię i zapomnę o ich istnieniu na zawsze ...

Co się właściwie stało?
Młody, entuzjastyczny pracownik (stażysta? Pomocnik… osoba?) Skontaktował się ze mną następnego dnia; zaprosił mnie do siebie i zebrania trzech dwuwarstwowych płyt DVD zawierających wszystkie surowe (i zmiksowane) pędy audio oraz pliki projektów ProTools itp. nagrane podczas wielu sesji. Zostałem zaproszony na piwo pod koniec dnia i odwiedziłem studio w ciągu tygodnia. A teraz kojarzę je z tym wspaniałym, pozytywnym doświadczeniem. Nigdy ich nie zapomnę. Cały czas je polecam.

TL; DR:
Czy spodziewałem się, że będą kopie zapasowe? Nie.
Byłbym zły, gdyby ich nie było? Nie.
Czy byłbym rozsądny, gdybym to zrobił? Nie całkiem.
Czy byłbym rozczarowany? Trochę.
Czy byłem podekscytowany, gdy odkryłem, że są kopie zapasowe? Tak.